Mejorar la productividad mediante la comunicación efectiva

  • Robert Barton
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Cada mes se pierden incontables horas de productividad debido a simples malentendidos y fallas en la comunicación. Por alguna razón, muchas personas parecen tener dificultades para organizar sus pensamientos y comunicar sus deseos a sus compañeros de trabajo y empleados..

Me sorprende constantemente la cantidad de personas que parecen haber olvidado los conceptos básicos de la composición de un pensamiento escrito. Incluso algunos graduados universitarios no entienden cómo hablar / escribir de una manera que haga avanzar un proyecto.

Si está buscando una manera de aumentar la productividad y disminuir el estrés, aprender a comunicarse de manera efectiva puede ser el primer paso hacia flujos de trabajo más suaves, tiempos de respuesta más rápidos y líneas de fondo más completas. Aquí hay algunos consejos que te ayudarán a comenzar.

1. Use oraciones claras y concisas.

Su objetivo, ya sea hablar en voz alta o redactar un correo electrónico, debe ser entenderse de manera instantánea y completa. Con ese fin, debes evitar el uso de palabras grandes, evitar las oraciones corridas y evitar frases poco claras. Publicidad

No necesita usar vocabulario elegante, frases en latín, palabras de moda corporativas o acrónimos de negocios para impresionar a sus colegas ... y nueve de cada diez veces, usar palabras así no le hará ningún amigo. Si una palabra más pequeña y más corta es suficiente, entonces por todos los medios, use esa palabra en lugar de la palabra de $ 5 que acaba de buscar en su diccionario de sinónimos..

Evite las oraciones largas con múltiples cláusulas y manadas de comas. Cuanto más larga es una oración, más confusa se vuelve. Siempre tenlo en cuenta al escribir instrucciones o detalles del proyecto para un colega.

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Y por el amor de Dios, asegúrate de que tu fraseo sea claro. No hay nada peor que recibir un correo electrónico de un compañero de trabajo que está tan vagamente redactado que no tienes idea de lo que se supone que debes hacer con eso. Si no está seguro de que un correo electrónico esté redactado claramente, aléjese de su computadora durante cinco minutos y luego revíselo con una perspectiva nueva..

2. Mantener un registro escrito

A veces, la comunicación efectiva implica recordar a las personas lo que ya te han dicho y cuándo. Tener un registro escrito de todas las conversaciones relacionadas con una cuenta actual o pasada puede ser muy útil.

Esto es fácil con el correo electrónico: solo asegúrese de no borrar nunca los correos antiguos y use filtros para una organización sin esfuerzo. Para reuniones / llamadas, asegúrese de mantener notas limpias y fáciles de leer que también incluyan la hora y la fecha. La grabación de audio también es una opción. Publicidad

3. Hacer cada comentario accionable

Inevitablemente, hay un momento en la carrera de cada persona en el que se reúnen con un grupo de colegas para discutir un proyecto o propuesta, y dar su opinión como grupo. Es importante que cuando da su opinión sobre un proyecto, brinde instrucciones prácticas ... particularmente, usted está en la parte superior de la cadena alimenticia. De lo contrario, el proyecto puede estancarse y la gente de su equipo puede perder impulso..

Es la diferencia entre

“Alguien necesita hablar con nuestro equipo de diseño sobre el uso de una nueva fuente..”

y

“Marcy, ¿podrías comunicarte con Jim en Diseño sobre nuestras preferencias de fuente??”

Esto se enlaza con mi siguiente punto ...

4. Hacer constructivas todas las críticas.

“Crítica constructiva” Es una de esas palabras de moda que aprendemos a odiar después de la clase de inglés de la escuela secundaria. Sin embargo, aprender a proporcionar comentarios útiles a un colega no solo mejorará sus relaciones interpersonales, sino que también ayudará a mejorar la calidad de su trabajo. Publicidad

La crítica constructiva es más que una forma más agradable de hablar con la gente. Al dar retroalimentación clara y enfocada en lugar de notas vagas y generales, las personas con las que habla pueden realmente aprender a mejorar sus métodos y prácticas en el futuro.

Es la diferencia entre:

“Este sitio web es una vergüenza.”

y

“Veo varios problemas aquí, incluido el fondo verde oscuro que hace que el texto sea difícil de leer, y problemas de puntuación en los dos primeros párrafos.”

5. Asegúrate de usar la palabra correcta

Tómese un momento y revise esta lista de palabras y frases comúnmente mal utilizadas. Publicidad

¿Ves algo allí que se relacione contigo? Si es así, no estás solo.

Entonces, considere esto: si ha estado usando las palabras equivocadas en sus comunicaciones personales y comerciales, ¿cómo puede esperar que alguien sepa lo que realmente quiere? El corrector ortográfico, gramatical y el diccionario son tus amigos..

En caso de duda, úsalos. Si no estás en duda, úsalos de todos modos..

Conclusión

La comunicación puede ser desalentadora. Muchas personas tienen miedo de hablar en público, por ejemplo, mostrando un vínculo entre el miedo al habla y la comunicación ineficaz. Sin embargo, si hace un esfuerzo consciente para poner en práctica algunos de estos principios básicos, estoy seguro de que verá resultados muy rápidamente..

Por lo tanto, la próxima vez que esté creando un correo electrónico o preparándose para una reunión de estado con su equipo, asegúrese de hacer todo lo posible para comunicarse de manera clara y eficaz. Cuando todos puedan entender lo que está tratando de decir, encontrará que su vida laboral va mucho mejor..




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