Organización de proyectos fácil en 10 minutos plana

Una de las cosas más fáciles que puede hacer al comenzar un nuevo proyecto es crear un montón de ideas. Estas ideas surgen naturalmente porque está tan entusiasmado con la idea de algo nuevo y potencialmente beneficioso para usted o sus negocios. Pero pronto verá que todas esas ideas se vuelven increíblemente difíciles de analizar y organizar en un proyecto..

La organización del proyecto puede parecer que toma una eternidad, especialmente si te atrapan “en la maleza” de los detalles de su proyecto. El hecho es que la organización inicial del proyecto, para casi cualquier proyecto de tamaño, puede demorar tan solo 10 minutos si sigue estos simples pasos. Publicidad

2 minutos - Definir

Tome los primeros 2 minutos de sus sesiones de planificación para escribir el objetivo del proyecto. Responde estas preguntas para solidificar aún más el objetivo:

1. ¿Cuál es el propósito del proyecto y qué va a lograr??
2. ¿Cómo sabrás cuando hayas terminado con este proyecto??

Responder a estas dos preguntas es esencial para organizar cualquier proyecto. Sin saber lo que está intentando lograr y lo que se hace, parece que no podrá identificar las tareas y acciones correctas en el futuro..

1 minuto - identificar

Tómese el siguiente minuto para identificar el soltero A continuación, la acción física de tu proyecto. Si eres un nerd de GTD, entonces sabes todo sobre el poder de la siguiente acción y cómo puede impulsarte a obtener la forma. “No se que diablos estoy haciendo” a “un paso más cerca de hacerlo.”

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Cuando yo digo “La siguiente, la acción física.”, Quiero decir eso exactamente. Si necesita llamar a alguien para obtener una cotización sobre un nuevo juego de llantas pero no sabe el número del tipo de llanta, entonces la siguiente acción sería “Número de Google Tyre Guy”. Eso parece obvio, pero también puede ser bastante sutil. Publicidad

En lugar de decir que mi próxima acción es “piensa en 'x'”, 'x' siendo cualquier cosa bajo el sol, haz mi próxima acción “proyecto de 10 razones por las que quiero 'x'”. Esto le da una próxima acción que es física y algo que se puede lograr..

Puede parecer extremo, pero identificar su próxima acción le da una participación en el terreno para comenzar. Ya que identificó cómo se verá el proyecto cuando se realice, ahora tiene el punto de inicio y el de finalización..

5 minutos - Organizar

Los siguientes 5 minutos se dedican a organizar los siguientes pasos de su proyecto. Aquí es donde puedes ser demasiado detallado si no tienes cuidado; No dejes que eso te pase. En lugar de analizar por qué una determinada tarea será la mejor para hacer después de otra determinada, qué tareas pueden ser paralelas entre sí, o cuáles son todas las dependencias principales y secundarias de tareas y subproyectos, simplemente busque las tareas que pueden Hágase en cualquier momento o tenga un orden natural para ellos. Publicidad

No tiene que planificar todo el proyecto en tan solo 5 minutos, lo que debe hacer es organizar una lista de tareas en un orden natural para mover el proyecto más allá de la siguiente acción física. Siempre puede regresar y hacer otra sesión de planificación de proyectos de 10 minutos para finalizar la organización de su proyecto..

2 minutos - Revisión

Ahora que tiene la mayor parte de la organización de su proyecto fuera del camino, tome los últimos 2 minutos para retroceder y revisar su proyecto. Si ve cosas evidentes que deben cambiarse antes de sumergirse o pasárselo a un compañero de trabajo, cuídelo ahora. Asegúrese de que su próxima acción sea verdaderamente una proxima accion. Asegúrese de que su lista de acciones subsiguientes se presente de manera natural y no esté llena de dependencias incómodas.

Por último, repase rápidamente el objetivo del proyecto y lo que será cierto en su mundo cuando el proyecto se complete con éxito. Publicidad

No hay nada como poder tomar una gran cantidad de ideas y fragmentos de acciones y agruparlas rápidamente en un proyecto completo en 10 minutos. Ayuda a mantener el impulso de las ideas y reduce en gran medida la resistencia entre la idea y la acción. Si bien este simple plan puede no funcionar para un proyecto como “construir una réplica de Taj Mahal”, Muchos de los proyectos que debemos realizar para nuestro trabajo y nuestras vidas se pueden organizar en 4 pasos y 10 minutos..

(Crédito de la foto: una imagen de una mano con una pluma dibujando un boceto a través de Shutterstock)