Vencer al monstruo de la reunión

Desde Guoman Hotels en Londres en flickr

¿Pasas demasiado tiempo en reuniones? Si es así, estás en buena compañía. Una de las quejas más comunes de los empleados de oficina es que su productividad se ve obstaculizada por demasiadas reuniones improductivas. Reuniones ineficaces conducen a la frustración. Pierden el tiempo de los participantes y socavan la eficacia de toda la organización..

Aquí hay algunas maneras de abordar este problema.

1. menos asistentes. Publicidad

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La reunión debe restringirse a aquellos cuya presencia es esencial para revisar el tema y tomar las decisiones. Las personas que desean ser "mantenidas en la imagen" deben recibir un correo electrónico de resumen de la persona a cargo de la reunión. Si lo invitamos a una reunión que sabe que no es realmente relevante para usted o que se realizará de manera deficiente, ofrezca sus disculpas y solicite un resumen. Raras veces lamentará perderse una reunión.

2. Crea un enfoque y una agenda.

El propósito de la reunión y cualquier información requerida o trabajo preparatorio se debe aclarar a todos los delegados con suficiente antelación. Además de la hora de inicio, debe haber una hora de finalización planificada. El presidente de la reunión debe cumplir con la agenda y reducir rápidamente los desvíos e irrelevancias. Si lo invitan a una reunión sin agenda, responda cortésmente pidiendo una aclaración sobre los horarios y el propósito de la reunión. Publicidad

3. Entrenamiento.

Cualquiera que presida una reunión debería haber recibido alguna capacitación básica sobre cómo organizar reuniones. Esto incluiría mantener el tiempo, concentrarse, llegar a decisiones, acordar acciones y manejar conflictos. ¿Ofrece su departamento de recursos humanos un curso de formación de este tipo? Si es así, sigue el curso y anima a otros a hacer lo mismo..

4. Usa una disciplina. Publicidad

Existen varios métodos formales para la gestión de reuniones. Me gustan los seis sombreros de Bono. Pueden ayudarlo a centrarse en las actividades clave de una discusión productiva y una toma de decisiones rápida. Este método es particularmente bueno para los asuntos polémicos porque elimina el conflicto de la reunión y obliga a todos a considerar todos los puntos de vista. ¿Por qué no probar este enfoque en la próxima reunión que presida??

5. Pida su opinión.

Cada reunión debe ser evaluada rápidamente. Al final de la reunión, el presidente pregunta: '¿Cómo podríamos haber dirigido mejor esta reunión?' Las personas pueden responder de forma directa o anónima. De cualquier manera, tendrá sugerencias constructivas sobre cómo hacer que las reuniones sean más cortas y mejores. Publicidad

6. No hay reuniones en las mañanas.

El autor Josh Kaufman recomienda que se permita reuniones solo por las tardes, lo que le permite bloquear mañanas para trabajos esenciales que solo usted puede hacer. Afirma que esto mejora significativamente la productividad y me inclino a creerle..

Las personas pasan mucho tiempo en reuniones, pero rara vez consideran cómo administrarlas mejor. Pruebe estas ideas y obtenga el monstruo de reuniones bajo control en su negocio.