Bare Bones Project Hacks

  • Dominick Harrison
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Los gerentes de proyecto parecen venir en dos sabores, tal vez tres. Los primeros sabores son aquellos que siguen las pautas del PMI según el libro. Los segundos son los que se lanzan a la gestión de proyectos a través de la “alguien tenía que hacerlo” ruta. Tercero sería un híbrido. Esto aborda los dos últimos tipos. Hablemos sobre algunos de los elementos básicos de la ejecución de un proyecto y, mientras estamos en ello, analizaremos algunos métodos para ejecutar proyectos que pueden resultarle útiles..

La gestión de proyectos es

En la línea de base básica, un proyecto es una unidad de medida. Se utiliza para indicar el comienzo y el final de un evento discreto o una serie de eventos. Los proyectos suelen ser más grandes que una sola tarea. Ir a buscar leche no es un proyecto. Manejar un negocio tampoco es un proyecto. Comenzar un negocio para ayudar a la gente a comprar leche es un proyecto..

Un proyecto podría ser un evento en solitario solo para ti. Para esta conversación, asumamos que hay algunas personas involucradas. No discutiremos el presupuesto, específicamente.

Definiciones

Una cosa que desvía los proyectos es la falta de un principio o final discreto. Los proyectos se encuentran con la insatisfacción de sus patrocinadores, o se amontonan con los plazos anteriores, ya que el alcance del bloqueo lo bloquea a usted, el gerente del proyecto, en una situación larga y cambiante de innumerables tareas de seguimiento. Aquí hay un truco. Use esta medida por adelantado:

De qué a qué y cuándo.? Publicidad

Por ejemplo, pasaremos de no tener un sistema de administración de contenido a tener un sistema de administración de contenido operativo y accesible desde el mundo exterior para el 25 de julio. La definición no reemplazará todos los detalles y requisitos del proyecto, pero será útil para establecer expectativas.

Establecer expectativas

Una vez que se establece una definición, se convierte en parte del rol del gerente de proyecto para asegurarse de que todos estén conscientes del alcance todo el tiempo. Con un proyecto que involucra a más de una persona contribuyendo, y más de un patrocinador o jefe, es importante que todos sepan lo que están recibiendo y se les recuerde a menudo el alcance del proyecto. Por ejemplo, si está entregando una pieza de software que diferentes equipos pueden usar para mantener un sitio de administración de conocimiento, se debe declarar explícitamente que no estará POBLANDO el catálogo de datos, si eso no estaba dentro del alcance de el proyecto.

Otras expectativas estarán en torno al método para transmitir información (una lista y una revisión, que se mencionan a continuación), para la escalada, para manejar el deslizamiento de fechas, etc..

Establecer estrategias de salida

Algunos de ustedes están diciendo, Chris: ni siquiera hemos empezado a hablar sobre las agallas del proyecto y ustedes están hablando sobre cómo salir y cómo asegurarse de que no estén atados para más. Hay innumerables historias militares que sugieren que una salida mal planificada es la caída de muchas batallas. Para mí, entender el final de la historia se convierte en un gran poder de conducción para la narrativa del principio y la mitad de la historia. Es lo mismo con los proyectos..

Una buena estrategia de salida responderá a lo siguiente: Publicidad.

  • ¿Cómo sabrán todos que se completan las cosas??
  • Quien “OWNS” La nueva situación una vez finalizado el proyecto.?
  • ¿Quién firma que las cosas están completas y cómo??
  • Qué actividades de seguimiento, en su caso, se llevarán a un nuevo proyecto?

Una lista y una revisión

Si le preguntas a mi vicepresidente actual sobre la gestión de proyectos, él dice que se reduce a dos cosas: una lista y una reunión para revisar la lista. Él es el que me hizo tener la costumbre de configurar proyectos para ejecutar de esta manera:

  • Crear documentos de proyecto: las respuestas a todo lo anterior, más la lista de tareas básicas de alto nivel y la información de contacto..
  • Cree una Lista de Hitos con Fechas y Propietarios: la primera ejecución es solo hacer el cronograma general. Correr y asegurarse de que los propietarios estén de acuerdo con los hitos y las fechas.
  • Programe una reunión de revisión - Hablaremos sobre esto a continuación.

La lista de hitos debe mantenerse en un formato de archivo que se pueda compartir fácilmente con todos los recursos. No soy un gran fanático de la distribución de gráficos de Gantt en Microsoft Project. Si lo eres, eso está bien. Otra solución fácil para esto es solo una tabla simple de 4 columnas en Word o PowerPoint o Excel, con una columna Fecha, una columna Hito, una columna Propietario y una columna Estado. Los tres primeros son fáciles. El estado puede ser una de cinco cosas: NUEVO, EN BLANCO, DETRÁS DE HORARIO, JEOPARDIA, o CERRADO.

La lista se convierte en el documento de registro para todas las partes en el proyecto, incluido el patrocinador. Es responsabilidad del gerente del proyecto administrar la lista fuera de la reunión de revisión. Esto significa registros individuales con los propietarios de los distintos hitos y un estado nítido para la reunión de revisión..

Si todo va bien, la reunión de revisión debe ser una simple lectura del estado actual en la lista. Y al leer en voz alta, quiero decir que el gerente del proyecto tiene la palabra. Esto es un “asintiendo con la cabeza” reunión, y al establecer reglas básicas, es importante que la gente entienda que esta reunión no es para discusión. Es una reunión rápida, de 15 minutos o menos, de "entrada y salida", para obtener el estado en tiempo real y para recibir comentarios de los electores SOLAMENTE si hay un nuevo desarrollo espectacular que sucedió antes de que usted como gerente de proyectos se contactara por última vez con los dueños de hitos.

Hitos y las agallas de un proyecto

Notarás que solo mencioné las listas de hitos. Una vez trabajé en un proyecto bastante complejo, que involucró millones de dólares en hardware y software, actualizaciones a un sistema operativo, firmware, controladores, el software de base de datos principal y el entorno de almacenamiento, todo en la misma ventana de mantenimiento de 2 pasos. Contamos con un consultor externo que nos ayudó con la planificación del proyecto. Escribió un proyecto de 390 tareas que llevó varias semanas de revisiones, ediciones y reuniones para discutir las nuevas revisiones de las ediciones de la semana pasada ... AL PLAN. Es una herramienta, gente. Aquí hay otro enfoque. Publicidad

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Mi ahora vicepresidente vino en ese proyecto conmigo. Despidimos al consultor, y luego mi colega desechó el plan. Escribió los 10 hitos más importantes del evento, les asignamos propietarios y, de repente, el proyecto se sintió MUCHO más manejable..

Suponga que su equipo está formado por profesionales que conocen sus áreas de experiencia lo suficientemente bien como para manejar todo lo pequeño “I's y T's” piezas. En su lugar, trabaje con los propietarios para hervir las tareas en grupos más grandes y asigne un único hito. Por lo tanto, si los cables de fibra óptica no se ejecutan el martes, pero el miércoles, no significa que el “Instalar la red a los sistemas” hito está fuera del objetivo. Quizás hubo otros detalles en el nivel del suelo que trabajaron para corregir esta tarea nuevamente..

No tenga miedo de preguntar a los propietarios sobre los detalles como parte de su caminar para asegurarse de que el estado sigue siendo preciso en el transcurso de una semana, pero no incluya todas esas pequeñas piezas en la lista de hitos. Por ejemplo, en mi gran proyecto de sistemas, redujimos ese enorme plan de proyecto a 10 elementos. Hablamos con los dueños de los hitos y les dijimos, “Creemos que TÚ eres el experto y que TÚ conoces todos los detalles para realizar esta tarea.” Les dimos la responsabilidad de puntear cada “yo.” Y funcionó. En realidad, fueron más responsables y algo agradecidos de que no los hubiéramos molestado con cada pequeño detalle..

Notas de la reunión

Mantenga estos simples, cortos y al punto. Publique una copia de la lista de hitos con cualquier cambio de estado. Escriba algunas notas rápidas sobre cualquier cambio en el calendario, cualquier problema para ver. El punto es: la brevedad es mejor para resolver problemas o inquietudes. Si escribe 2000 palabras solo para ser minucioso acerca de las cosas que sucedieron durante la reunión, terminará QUEMANDO las cosas importantes que otros pueden necesitar para tomar decisiones..

Además, las notas de la reunión deberían ser innecesarias si todo el trabajo de pies que hizo para asegurarse de que la lista esté en orden fue seguido por una breve reunión de estado. No hay mucho que discutir.

En su lugar, mantenga las agallas y los detalles de los proyectos en un registro de proyecto. Este registro es más para las lecciones aprendidas y para la reflexión después del hecho. Es importante que el gerente del proyecto invierta en el registro durante el proyecto y no solo que lo escriba después del hecho. Recuerde, usar algo que se pueda buscar es mejor que escribir las notas de las lecciones aprendidas en un bloc de papel y guardarlas para siempre. Use las almohadillas para la colección, pero use algo electrónico y con posibilidad de búsqueda (¡pruebe un wiki!) Para que esta información sea útil para cualquier proyecto posterior. Publicidad

Interacción humana

Más que nada, lo que hundirá un proyecto o creará un proyecto es usted, el gerente del proyecto, y su capacidad para comprender las motivaciones de las personas de su equipo. ¿Cuáles son sus incentivos? ¿Qué otras presiones tienen que estén en oposición al trabajo que les estás pidiendo que hagan? ¿Cuáles son los niveles de personal de su grupo? Como es su vida hogareña?

El éxito de un proyecto, especialmente en torno al objetivo siempre importante y difícil de cumplir con los plazos, generalmente depende de las personas. ¿Estás en sintonía con la gente en tu proyecto? ¿Sabes qué les molesta del proyecto? ¿Los ha elogiado adecuadamente en puntos importantes del proyecto? ¿Ha destacado la importancia de una parte del proyecto en comparación con las otras??

No olvides lo viejo de alabar públicamente y criticar en privado. No es el lugar ni el momento adecuados para quejarse del desempeño de alguien en una reunión de estado rodeado de todos sus compañeros. (A menos que, por supuesto, este sea realmente el único incentivo motivador que queda en tu arsenal). La gestión del proyecto no se trata de manipulación, pero sin duda se trata de influir en las personas para que vean su perspectiva de las necesidades del proyecto, y configurarlas para el éxito guiándolas en consecuencia a los caminos que conduzcan a su éxito mutuo.

Y a veces (la gente de PMI está a punto de desmayarse), es importante para usted, el gerente del proyecto, darse cuenta de que las personas que trabajan en los proyectos tienen otras tareas que completar en otros proyectos, tienen vidas y hay otras cosas que suceden en La vida de sus recursos es más que este proyecto. Si a veces (rara vez) hay áreas en las que se le puede dar a la persona un solo descanso para perder algo menor (mientras sigue siendo el curso general del proyecto), relájese y sea un humano al respecto.

Seguimiento del artículo

Había mucho que digerir en esta pieza, y estoy seguro de que a los gerentes de proyecto en la audiencia les gustaría estar un poco en desacuerdo. Acojo con satisfacción los comentarios y las diferencias de opinión. ¿Cómo estás haciendo las cosas? Además, si desea más información o aclaraciones sobre cualquier cosa que pueda haber pasado, no dude en contactarme a través de los comentarios e intentaremos responder todas las preguntas..

- Chris Brogan escribe sobre la superación personal y la creatividad en [chrisbrogan.com]. Lanzará un podcast en mayo. Permanece atento a los detalles.




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