Volver a lo básico Tu bandeja de entrada

Este es el primer post en una serie en curso que estoy llamando “volver a lo básico”, una “curso de actualización” En productividad personal. Para las personas que están empezando a lidiar con problemas de productividad, servirá como una introducción a los conceptos básicos que subyacen en gran parte de lo que escribimos aquí en Lifehack. Para los lectores más avanzados, servirá como un recordatorio de lo que pensamiento te propusiste hacer antes de empezar a jugar con tu sistema.

No estoy seguro de cuánto tiempo durará la serie; tengo la intención de continuar hasta que a) se me acaben los temas para cubrir, o b) las personas empiecen a pedirme que termine. :-) Publicidad

Tu bandeja de entrada

Comenzamos, entonces, donde comienzan la mayoría de los sistemas de productividad: su bandeja de entrada. Por “bandeja de entrada”, No me refiero necesariamente a una de esas bandejas de plástico o de madera que colocas en tu escritorio y apila todo; eso es un tipo de bandeja de entrada, pero no el único tipo. Básicamente, una bandeja de entrada es cualquier lugar donde recopila entradas en su vida para su procesamiento posterior, si esas entradas son información, correspondencia, notas, trabajo incompleto, cosas que pretende ver más adelante o lo que sea.

Una bandeja de entrada, entonces, puede ser una bandeja en su oficina, una mesa junto a la puerta de su casa, una libreta que usted lleva en su bolso o bolsillo, o un bolsillo en su bolso. También tenemos “virtual” bandejas de entrada: su programa de correo electrónico, su lector de RSS, aplicaciones de organización de notas como Evernote, incluso un archivo de texto o de procesamiento de texto que mantiene abierto en su escritorio. Y no olvide el monitor de su computadora: si usted es una de esas personas que cubre su monitor con post-its, eso también es una bandeja de entrada..

Cuanto menos, mejor

Como regla general, Cuantas menos bandejas de entrada tenga, mejor. Menos bandejas de entrada significa menos lugares donde el material importante puede escapar de su aviso, y también menos tiempo para procesar todo lo que necesita de ellos. Publicidad

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Como asunto practico, sus bandejas de entrada deben ser tratados como puntos finales, con todas sus diferentes entradas dirigidas hacia ellos. Como dije, esto asegura que, finalmente, todo se coloque en un lugar donde se le preste atención..

Con cada vez más de nosotros utilizando aplicaciones web en línea, es bastante fácil asegurarse de que sus entradas digitales terminen en un solo lugar. La mayoría de los servicios le permitirán enviar cosas fácilmente a su correo electrónico, y puede configurar reglas para reenviarlas automáticamente a donde necesite terminar, automatizando así el procesamiento de su bandeja de entrada. Por ejemplo, puede hacer que todos los correos electrónicos con archivos adjuntos se reenvíen automáticamente a su cuenta de Google Docs para que pueda acceder a ellos e incluso editarlos desde cualquier lugar (asumiendo que no recibe regularmente los documentos cuyo valor necesita determinar antes de decidir qué desea). necesito hacer con eso).

Para entradas físicas, asegúrese de que todos sepan dónde colocar las cosas que quieren que usted vea y haga algo al respecto - Correo, documentos para revisar, material de investigación, lo que sea. En el trabajo, esto no suele ser tan difícil; ¡En casa será otra historia! Ayudará a asegurarse de que su bandeja de entrada elegida sea vista como un lugar para poner cosas que necesitan acción si procesa su contenido con regularidad para que no se convierta en un lugar donde se olviden las entradas. Publicidad

Y Asegúrate de dar un ejemplo usando tu bandeja de entrada.! Cuando esté lejos de su escritorio o de su hogar, lleve consigo una libreta o un paquete de fichas para anotar notas, citas, números, etc. a medida que vayan llegando a usted. Cuando llegue a su bandeja de entrada, suéltela y procésela de acuerdo con su programación normal. Si no haces un buen uso de tu bandeja de entrada, nadie más lo hará..

Una bandeja de entrada solo no es productiva

Es importante que sus bandejas de entrada no sean tratadas como destinos finales! Una bandeja de entrada solo es útil como un lugar para recopilar todo lo que es importante, para sacarlo de tu cabeza para que puedas hacer algo con eso. Las bandejas de entrada que se siguen llenando son peores que inútiles; no solo no te ayudan a hacer las cosas que son lo suficientemente importantes para que acabes en tu bandeja de entrada, sino que pronto se desbordan y te dejan en busca de una nueva bandeja de entrada para llenar con todos tus nuevo cosas importantes. Todo el tiempo te alejas cada vez más ...

Configure una rutina de limpieza de la bandeja de entrada que se adapte a su estilo de trabajo y la velocidad a la que se llena. Si bien no desea que se llene hasta rebosar, tampoco desea sentirse obligado a procesar todo en el momento en que llega a su bandeja de entrada. El punto de su bandeja de entrada es ayudarlo a administrar sus entradas, ¡no permitir que sus entradas lo administren a usted! Publicidad

La próxima vez: Procesando su bandeja de entrada

En el proximo “Volver a lo básico” Publicación, veremos formas de procesar el material que termina en sus bandejas de entrada. Si bien puede requerir un poco de esfuerzo y disciplina asegurarse de que sus bandejas de entrada se utilicen de manera efectiva, mantener una bandeja de entrada es un asunto en gran medida pasivo: las cosas siguen llenando su bandeja de entrada, ya sea que haga algo o no. El procesamiento es la primera parte de obra, donde comienza a tomar decisiones activas sobre qué hacer con cada elemento en su bandeja de entrada.

¿Tiene algún consejo útil para ayudar a sus compañeros lectores a canalizar todas sus entradas en un solo lugar? Háganos saber en los comentarios.!