Volver a lo básico tu calendario

  • David Thornton
  • 0
  • 1012
  • 214

Una de las primeras cosas que las personas hacen cuando toman la decisión de “organizarse” Es comprar algún tipo de calendario. Podría ser una agenda, un escritorio. “blotter-pad” calendario, una Palm o Blackberry, o algún otro tipo de dispositivo o sistema, pueden programar todas sus citas y obligaciones en.

La mayoría de nosotros comprendemos instintivamente que la clave para una buena gestión del tiempo es saber dónde estar y qué hacer allí en un momento dado. Y también reconocemos que nuestra capacidad para realizar un seguimiento de todas nuestras obligaciones en nuestra cabeza es muy limitada.

La gestión eficaz del calendario va de la mano con una buena gestión de la lista de tareas. Si bien una lista de tareas es una excelente herramienta de momento a momento, un calendario es mucho mejor para presentar “el panorama”. Con un vistazo, puede ver un día, una semana, un mes, incluso un año a la vez, lo que permite la planificación a corto y largo plazo de una manera que una lista de tareas no puede.

Que tipo de calendario?

Los requisitos funcionales de un calendario son bastante básicos: Su calendario debe ser fácil de escribir, fácil de leer y disponible cuando lo necesite. La forma en que esos criterios se cumplan mejor depende realmente de usted, según su propia personalidad. Publicidad

En general, los calendarios se dividen en tres categorías amplias: calendarios en papel como planificadores del día y planificadores de Moleskine, programas de computadora como Outlook y Sunbird, y calendarios en línea como el calendario de Google y 30 cajas. Cada tipo de calendario tiene sus pros y sus contras..

Calendarios de papel

Pros:

  • Ideal para las personas que piensan mejor con un bolígrafo o un lápiz en la mano.
  • Fácil de usar, curva de aprendizaje mínima
  • No se necesita tecnología especial
  • Nunca se queda sin pilas

Contras:

  • Difícil de compartir con otras personas o mover datos a otro sistema
  • El espacio físico limitado hace que la programación con mucha antelación sea difícil
  • Los eventos recurrentes deben ser ingresados ​​a mano
  • Se puede perder las estrategias de copia de seguridad son torpes (por ejemplo, fotocopias)
  • Necesita ser reemplazado cada año

Calendarios informatizados

Pros: Publicidad

  • Citas y eventos recurrentes son fáciles de crear
  • Los datos se pueden exportar o importar desde otros sistemas
  • Los eventos pueden ser enviados por correo electrónico a otras personas
  • Muchos programas permiten establecer reglas que determinan, por ejemplo, qué información es pública y qué no.
  • Se pueden agregar indefinidamente notas, archivos y otra información.
  • Puede programar eventos fácilmente con años de anticipación.
  • Los datos pueden ser respaldados regularmente

Contras:

  • La corrupción de datos es posible, alterando o incluso eliminando eventos
  • Demasiadas opciones pueden complicar la programación de eventos simples
  • Necesita acceso físico a su computadora o PDA / teléfono inteligente para ver el calendario
  • En las PDA: las baterías pueden fallar, dejándote sin calendario
  • Curva de aprendizaje más pronunciada que el papel.
  • Dependiente de la tecnología

Calendarios en linea

Pros:

  • Acceda a cualquier lugar que tenga conexión a Internet, incluidas las computadoras públicas
  • Comparte tu calendario o parte de tu calendario fácilmente
  • Algunos, como Google Calendar, tienen una programación en lenguaje natural, que permite frases como “almuerzo con Tom mañana al mediodía” para ser traducido en entradas de calendario
  • Intercambie datos con otros servicios en línea, como listas de tareas, sitios web, lectores RSS, servicios meteorológicos, sitios de noticias, etc..

Contras:

  • Preocupaciones de seguridad: ¿se siente cómodo al permitir que Google lea (potencialmente) sus entradas de calendario??
  • Vulnerabilidades de seguridad: el calendario podría estar abierto a accesos no autorizados
  • Es posible que no tenga servicio de Internet o que el sitio se caiga.
  • A merced del plan de negocios de la empresa anfitriona, podrían irse abajo, llevándose sus datos con ellos.

Mi configuración: un sistema de calendario híbrido

Utilizo una combinación de calendarios basados ​​en software y en línea. Mi calendario principal se mantiene en Outlook (¡totalmente cuadrado, lo sé!). También tengo un calendario en línea con Google. Gracias a Google Calendar Sync, un programa que se ejecuta en mi barra de tareas y sincroniza mis calendarios de Outlook y Google, ambos calendarios se mantienen actualizados. Publicidad

Leer siguiente

10 pequeños cambios para hacer que tu casa se sienta como en casa
¿Qué hace feliz a la gente? 20 secretos de la gente "siempre feliz"
Cómo afinar tus habilidades transferibles para un cambio de carrera rápido
Desplácese hacia abajo para continuar leyendo el artículo

Sincronizo mi Blackberry con Outlook, lo que significa que siempre tengo una copia del cronograma conmigo. Si agrego eventos en Blackberry, se sincronizan con Outlook cuando me conecto a mi PC, y esos cambios se cargan en Google cuando se ejecuta Google Calendar Sync. También tengo mi archivo .pst de Outlook (donde se guarda el calendario y todos los demás datos de Outlook) configurado para guardar en una unidad externa todas las noches. Asi que Tengo múltiples despidos en caso de que alguna parte del sistema falle. (También imprimo una copia impresa de Outlook si voy a estar fuera de la ciudad, en caso de que mi Blackberry se rompa y no pueda encontrar una computadora para revisar mi calendario de Google).

Lo que va en tu calendario?

Hay dos filosofías sobre cómo usar tu calendario. El primero, recomendado por David Allen en Resolviendo las cosas, Es para solo ponga en su calendario aquellos eventos que tienen que ocurrir en ese momento: reuniones, citas, llamadas telefónicas programadas, etc.. El resto del tiempo, está trabajando desde sus listas de tareas de acuerdo con su sentido de en qué es lo más importante para trabajar ahora mismo es.

No estoy de acuerdo con ese enfoque, aunque admito que parece funcionar para muchas personas. Pero creo en la programación. todo - citas y reuniones, pero también bloques de tiempo para correo electrónico o llamadas telefónicas, comidas, tiempo de viaje y lo más importante, “tiempo de proyecto”. El tiempo del proyecto es un bloque de tiempo dedicado a avanzar en algún proyecto activo en el que estoy trabajando en este momento. Si no programo ese tipo de cosas, sé que las cosas relativamente triviales se expandirán para llenar todo el espacio entre mis eventos (raros) programados, y no encontraré tiempo para las cosas importantes.

Para ser honesto, eso probablemente no está muy lejos del espíritu de GTD, incluso si es contra el “carta o la ley” como se establece en los libros de Allen. Trabajar en proyectos a menudo es algo que se debe hacer a una hora determinada, o no se hace. Trabajar en el correo electrónico es lo contrario, si no se hace solamente Durante los horarios que programo, puede llenar fácilmente todo el día. Publicidad

Mi consejo, entonces, es que determine qué es absolutamente necesario hacer cada semana y programe todo, y respete el calendario. Eso significa que le das a todo lo que has programado el bloque de tiempo completo permitido, pero no Más que eso. Use un temporizador, si es necesario. El objetivo de usar un calendario no es solo asegurarse de que trabaja en sus tareas importantes en los horarios establecidos durante la semana, sino también de asegurarse de dejar suficiente tiempo para las cosas que no se pueden programar fácilmente. “fuera del reloj”, divirtiendote.

Tus calendarios

¿Que pasa contigo? ¿Eres fanático del papel, software o “en las nubes” calendarios ¿Cuál es tu configuración? Y como hacer Usa tu calendario para mantenerte en el buen camino? Cuenta tu historia en el calendario en los comentarios..

Crédito de la foto destacada: Pexels via pexels.com




Nadie ha comentado sobre este artículo todavía.

Ayuda, consejos y recomendaciones que pueden mejorar todos los aspectos de su vida.
Una gran fuente de conocimiento práctico para mejorar la salud, encontrar la felicidad, mejorar el rendimiento de una persona, resolver problemas en su vida personal y mucho más.