Consejos prácticos de productividad para optimizar su jornada laboral y reducir el estrés

Como alguien que pasa sus días diseñando oficinas y organizando reparaciones de oficinas, sé cómo es sentir que estoy perdiendo el control de mis tareas diarias. En una época en la que se espera que personas en una variedad de industrias gestionen múltiples clientes, trabajos cruciales y tareas más importantes al mismo tiempo, la organización lo es todo. Esto es especialmente cierto cuando se considera la cantidad de estrés en el lugar de trabajo desde el inicio de la recesión..

Si bien los niveles de ausencias han disminuido, el 40% de los empleadores informaron recientemente un aumento del estrés en su lugar de trabajo. Esto viene con su propio conjunto de problemas, ya que los empleados trabajan mal, son improductivos e incluso corren el riesgo de sufrir problemas cardíacos graves..

Si bien eliminar por completo el estrés de su jornada laboral no es un lujo para muchas personas, descubrí que hay muchas maneras de simplificar sus tareas diarias para organizarse y comenzar a reducir sus niveles de estrés..

Delegación no es igual pereza

A menudo me encuentro, horrorizado, a mi intimidante lista de tareas pendientes. No importa cuántas tareas logre marcar para que otras surjan y las reemplacen casi de inmediato, lo que significa que estoy constantemente en movimiento y luchando para separar mi tiempo.

Si esto te suena familiar, es posible que también hayas experimentado la sensación de que éste es tu trabajo, por lo que solo deberías completarlo y, si eres tan bueno en tu trabajo como crees, no deberías atrasarte. Esto no podría estar más lejos de la verdad. Incluso los mejores de nosotros luchamos por mantenernos al día con el ritmo acelerado del trabajo moderno, así que no tengas miedo de delegar ciertas tareas a otros. Publicidad

Comparte la carga con tu equipo.

Si eres un miembro senior de tu equipo como yo, creo que pasar tareas más simples a los miembros del equipo junior puede eliminar una cantidad sorprendente de presión. Con Photoshop, el trabajo en Photoshop, el trabajo simple de planos en 2D y la búsqueda de imágenes de productos, pero las tareas difíciles en cualquier industria son las que siguen siendo dejadas de lado hasta más tarde, se acumulan sin que realmente te des cuenta y luego surgen de la penumbra con una venganza estresante. Justo cuando crees que todo está hecho. Además, creo que quitan la diversión de la jornada laboral, por lo que guardar las tareas más complicadas y creativas para ti mismo es una forma ideal de volver a generar más interés en tu trabajo..

Comparte la carga con freelancers

Ahora, entiendo que no todos tienen la ventaja de dirigirse o trabajar como parte de un equipo, pero todavía hay formas en que puede delegar sus tareas de baja categoría..

Upwork y Amazon Mechanical Turk son grandes plataformas web donde puede enviar trabajos para que los completen en su nombre sus miles de profesionales independientes. Estos freelancers obviamente piden el pago, pero las tarifas son increíblemente asequibles y se pagan más que ellas mismas en el tiempo que liberarán en su apretada agenda.

Las listas son tu mejor amigo.

Si trabajas en un rol en el que tus tareas cambian y se suman constantemente, realizar un seguimiento de ellas es esencial para organizar tus pensamientos y no olvidarte de ciertos trabajos. Encuentro que la mejor manera de hacer esto es haciendo listas.

Si, como yo, eres particularmente olvidadizo, dependerás de las listas de tareas para realizar un seguimiento de tu trabajo y mantenerte enfocado a lo largo del día. También puede encontrar que está perdiendo sus listas de documentos entre el resto de documentos que rodean su estación de trabajo, por lo que pensé que compartiría mi pequeña aplicación organizativa favorita. Publicidad

Introduciendo Wunderlist

Wunderlist es una lista de tareas en línea que en realidad es bastante "maravillosa". Además de ingresar sus tareas, le brinda la oportunidad de realizar un seguimiento y organizar su carga de trabajo a un nivel más profundo..

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Puede establecer fechas de vencimiento en sus tareas y establecer recordatorios para que se activen cuando se aproxime a una fecha límite, arrastre y suelte las tareas en orden de urgencia, agregue notas secundarias dentro de las tareas, comparta sus listas de tareas con otros miembros del equipo o trabaje Mates, e incluso delegarles tareas. Incluso hay una aplicación Wunderlist para dispositivos móviles y tabletas para que pueda agregar tareas a sus listas durante las reuniones sobre la marcha. Brillante si luchas para almacenar puntos de acción en tu mente!

Una de mis formas favoritas de organizar mis tareas de Wunderlist es en listas creadas para cada cliente o proyecto específico. De esta manera, no tengo que lidiar con la confusión de una larga lista de tareas, o la intimidación que puede derivarse de tener un gran número de tareas diferentes agrupadas. Publicidad

Administra tus correos electrónicos, no dejes que ellos te manejen a ti.

Lo primero que hago cuando trabajo es encender mi computadora y revisar mis correos electrónicos. La mala noticia es que, en lugar de tener algunos para responder y un par para actuar en las tareas de Wunderlist, a menudo me encuentro con una cantidad en cifras dobles que todos deben ser tratados. “Lo antes posible!”

Si bien puede iniciar sesión en sus correos electrónicos, lo que significa simplemente revisarlos antes de continuar con la mayor parte de su trabajo, la realidad es que los correos electrónicos pueden agotar mucho de tiempo si no se gestiona correctamente. Sin embargo, ya sea que esté tratando con solo un par de clientes exigentes o una gran cantidad de clientes a la vez, hay cosas que puede hacer para recuperar el control de su bandeja de entrada..

Marcar las cosas que pueden esperar.

No se sienta obligado a actuar en cada correo electrónico de inmediato. A menos que algo sea súper urgente, siempre señalo los correos electrónicos que pueden leerse o tratarse adecuadamente más adelante. Utilizo esta técnica con correos electrónicos importantes en lugar de mensajes urgentes, porque es Una distinción entre 'importante' y 'urgente'. Identifique qué tipo de problemas y solicitudes clasifican como urgentes dentro de su empresa y ya tendrá algunas de las fórmulas para administrar mejor sus correos electrónicos.

Organiza tu correo con carpetas

No es solo el gran volumen de correos electrónicos que pueden afectar tu día de trabajo, sino la variedad de lugares de donde provienen. Antes de que te des cuenta, desde tus diversos clientes y colegas hasta las cuentas de correo electrónico adicionales que administras en el mismo cliente, todos pueden perderse entre la nueva correspondencia de otro. Publicidad

En lugar de tratar de recordar cuándo recibió cada uno y estresarse cada vez más cuando no puede encontrarlo, cree diferentes carpetas para realizar un seguimiento de los correos electrónicos relacionados con todo, desde diferentes clientes hasta diferentes tareas y proyectos, lo que sea prioritario en su sector..

Conviértete en una de esas personas a las que nunca podrás "apoderarse".

Me pondré un poco controvertido aquí y le recomendaré que procese sus correos electrónicos en ráfagas de 20 a 40 minutos aproximadamente 2 a 3 veces por día, y mantenga cerrado su cliente de correo electrónico el resto del tiempo. Quiero decir cerrado también, no solo minimizado.

Pasé la primera semana de probar esto en un estado de pánico, especialmente porque tengo un cliente que hace lo mismo y, como resultado, ¡es un asesinato que hay que intentar alcanzar! Dicho esto, sin embargo, ahora es una parte regular de mi jornada laboral y me parece que me da mucha más libertad. Tener sus correos electrónicos completamente fuera de la imagen por un tiempo puede ser un gran peso de la mente, y le da la libertad de seguir con sus tareas sin esa pestaña de correo electrónico al acecho en la esquina de su ojo!

Con tanto estrés asolando el moderno lugar de trabajo que ni siquiera el diseño de oficina más inspirador puede solucionar, los empleados deben tomar sus obstáculos e intimidaciones en sus propias manos. Todo se trata de la organización y la planificación a futuro, y espero que después de incorporar estos procesos a su jornada laboral, comience a sentirse lo más racionalizado y libre de estrés posible. Sé que ciertamente tengo!

¿Tienes algún consejo propio para agregar a mi lista? Déjalos abajo; Me encantaría probarlos!