8 herramientas que te hacen más productivo con Microsoft Office

Word, Excel, PowerPoint y Outlook: esto es lo que hace de Microsoft Office el conjunto de herramientas más utilizado en el mercado. Pero incluso Office tiene sus limitaciones. Hay problemas con los que te topas a diario que llevan tiempo, tiempo que podría gastarse mejor en otras cosas. Si bien puedes tener aplicaciones increíbles que aumentan tu productividad en otras áreas de tu vida, es posible que no te des cuenta de que también hay algunas excelentes herramientas complementarias para Office. Algunos de ellos son incluso gratuitos. Aquí hay ocho de los mejores, listos para descarga rápida y uso inmediato..

1. ShapeChef

ShapeChef es una gran herramienta recientemente publicada por Wulfsoft. Proporciona plantillas, diagramas, gráficos y un enorme conjunto de iconos para PowerPoint, y la colección sigue creciendo. El sitio ShapeChef le da una idea de todo lo que tiene para ofrecer. Hay paquetes de organización individual a grande, y las licencias nunca caducan..

ShapeChef agrega un panel de biblioteca a su ventana de PowerPoint para un acceso rápido. Los elementos están organizados en categorías, o puede usar la función de búsqueda para encontrar lo que desea. Una vez que haya encontrado una imagen o icono adecuado, arrástrela y suéltela desde el panel de la biblioteca en su diapositiva de PowerPoint. Es fácil.

Hay otros beneficios tambien. Puedes agregar tus propias imágenes a la biblioteca y, por supuesto, compartirlas con otros para que todos se beneficien de tus creaciones. Esta característica facilita mantener la coherencia en todo su equipo u organización..

¿La mejor parte? No más búsquedas en la web para obtener una imagen adecuada y preocuparse por las atribuciones.

2. FlowBreeze

Si está harto de intentar desarrollar diagramas de flujo con herramientas de dibujo y flechas que nunca terminan en el lugar correcto, puede renunciar a todas esas molestias usando FlowBreeze. Esta increíble herramienta es un complemento para Excel que facilita la creación de diagramas de flujo que se vean completamente profesionales. Publicidad

Todo lo que necesita hacer es ingresar el texto y la herramienta genera automáticamente las formas para cada paso. Cada forma y pieza de texto se formatea y los símbolos se alinean perfectamente con las flechas de conexión colocadas en su lugar automáticamente. Aún mejor, hay una “diagrama de flujo de texto” asistente que convertirá un archivo de Word existente en un gráfico. Con FlowBreeze puedes:

• Comience a crear rápidamente usando la guía de inicio fácil de seguir;
• Usa 84 formatos incorporados para diseñar tus propios símbolos;
• Elija entre 21 formatos para conectores: rectos, codos o curvos;
• Insertar imágenes a la derecha en los símbolos;
• Exporte diagramas de flujo terminados en su elección de cinco formatos de imagen; y
• Guarde los gráficos como archivos de Excel para que otros puedan verlos y editarlos..

Después de un período de prueba gratuito de 30 días, puede comprar una licencia de un solo usuario o de sitio. Es un pago de una sola vez..

3. ASAP Utilities

Definitivamente no es un niño nuevo en el bloque, ASAP Utilities es un complemento de Excel que llena los vacíos y ayuda con las cosas que no puede hacer con Excel simple. Ha existido durante 17 años y se actualizó recientemente a su última versión (5.6) en diciembre de 2015. Realmente debe visitar el sitio de ASAP Utilities y ver algunos de los videos que muestran todas sus características. Luego, vaya a la página de comentarios de los clientes y vea lo que dicen los profesionales que lo utilizan actualmente..

Hay más de 300 características, demasiadas para nombrarlas aquí, pero basta con decir que ahorrará paquetes de tiempo al usarlas. Por ejemplo, ¿alguna vez ha querido transponer una columna en varias filas para poder crear una tabla? ASAP Utilities lo hace tan fácil.

Si bien la cantidad de funciones puede parecer abrumadora, puede elegir las que necesite a medida que las necesite. Siga las sencillas instrucciones y ASAP Utilities le ahorrará tiempo y esfuerzo..

4. Complemento de Wikipedia

Entonces, está escribiendo a lo largo, componiendo tal vez un ensayo o una pieza de contenido para su blog, y necesita información básica sobre un artista, una ciudad o un libro. Puede detener lo que está haciendo, conectarse y acceder a Wikipedia para obtener esa información, y luego copiar lo que necesita, volver a su documento de Word, pegarlo y luego reformular para ponerlo en sus propias palabras. Habla sobre muchas interrupciones a tu flujo de trabajo. Y tan innecesario. Publicidad

Con la aplicación del complemento de Wikipedia, puede acceder a la información de Wikipedia directamente desde su archivo de Word, ahorrando tiempo y molestias. Cuando escribe su término de búsqueda, la aplicación busca automáticamente la base de datos de Wikipedia y proporciona los resultados en un panel de tareas. A continuación, puede elegir ver texto, imágenes o ambos. Aún mejor, puede seleccionar una cotización y se insertará automáticamente en su documento de Word.

Hay algunos requisitos del sistema para esta aplicación gratuita: Internet Explorer, más Word o Excel 2013, Word o Excel en línea, o Word o Excel para iPad. Eso es.

• El complemento de Wikipedia está disponible en más de 20 idiomas..
• Si está buscando la forma más rápida de acceder al material de referencia, no hay mejor herramienta que esta.
• Para comenzar, solo tiene que acceder al sitio y hacer clic “Añadir.” Hecho y hecho.

5. Pestañas de oficina

Trabajar con varios documentos a la vez es un poco complicado en Microsoft Office. Tiene que ir y venir entre diferentes ventanas para reunir e insertar información en Word, Excel o PowerPoint..

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Office Tabs le permite abrir todos los documentos que necesita a la vez en una sola ventana y ver cada documento como un archivo con pestañas. Y funciona con todas las ediciones de Microsoft Office a partir de 2003. La herramienta tiene tres componentes: Pestañas para Word, Pestañas para Excel y Pestañas para PowerPoint, por lo que puede extraer documentos de cualquiera de esas tres fuentes para verlos juntos.

La herramienta le permite trabajar con todos los archivos y luego cerrarlos todos con un solo clic (todavía es posible cerrarlos individualmente, si es necesario). También puede guardar los cambios pendientes para todos los documentos con un solo clic en “Salvar a todos.”

Algunas de las otras características incluyen: Publicidad.

• La posibilidad de personalizar tus pestañas utilizando cualquiera de los once estilos proporcionados;
• Nombres de archivo completos (actualmente, si su nombre de archivo es demasiado largo, se cortará; las Pestañas de Office mostrarán el nombre completo);
• Tamaño de archivo pequeño, por lo que el rendimiento de Office no se ralentiza de ninguna manera; y
• Muchos atajos.

Acceda al sitio, eche un vistazo y descargue la edición básica gratuita o la edición empresarial, que obviamente ofrece funciones adicionales. Con una licencia de usuario permanente, también obtiene actualizaciones y soporte gratuitos durante dos años. Encontrarás un tutorial en el sitio también.

6. Kutools para Outlook

Esta ofrece una gran cantidad de funciones para usar con Outlook diseñada para agilizar el manejo de su correo electrónico y ahorrarle mucho tiempo. Básicamente, Kutools para Microsoft Outlook proporciona funciones para simplificar todas las tareas cotidianas que tiene que realizar todos los días, como:

• Creación automática “fuera de la oficina” respuestas
• Creación de personalizaciones automáticas de CC y BCC para los futuros;
• Reenviando varios correos electrónicos a la vez; y
• Clasificación a través de correo basura con mejores filtros.

Con un solo clic, también puede:

• Busque todos los correos electrónicos de un remitente, una dirección de correo electrónico o un dominio;
• Responder o reenviar varios correos electrónicos a la vez;
• Elimine todos los correos electrónicos de un remitente o con una línea de asunto específica;
• Eliminar correos electrónicos duplicados, nombres de contactos o direcciones de correo electrónico; y
• Bloquear remitentes, temas, o por palabras clave del cuerpo..

Una licencia de por vida también le brindará actualizaciones y asistencia gratuitas durante dos años. Múltiples licencias vienen con precios de descuento.

Si el correo electrónico ocupa una gran parte de su día laboral, necesita esta herramienta.

7. Correo electrónico de seguimiento

Esta es otra herramienta de complemento muy simple para Outlook. Si el correo electrónico es una parte importante de su trabajo profesional, entonces comprende la frustración de enviar un correo electrónico, esperar una respuesta y luego no recibirla, o incluso olvidar que envió ese correo electrónico y necesitaba una respuesta. Es algo fácil de olvidar cuando estás ocupado. Y la falta de seguimiento puede afectar la productividad en el futuro, cuando se da cuenta de que no puede avanzar sin esa respuesta. Publicidad

El seguimiento por correo electrónico se asegurará de que nunca se olvide de la respuesta necesaria. Cuando envíe su correo electrónico, puede programar un recordatorio para enviar un correo electrónico de seguimiento. Si recibe la respuesta, o incluso una llamada telefónica, antes de la fecha del calendario que estableció, simplemente elimine el recordatorio de seguimiento del calendario. Es simple, simplificado y le ahorrará tiempo al revisar y volver a revisar los correos electrónicos enviados para ver cuándo envió los mensajes y a quién se enviaron dichos mensajes..

Esta herramienta agregará solo dos botones a su editor de mensajes de Outlook. Para una licencia de usuario único ($ 24), obtendrá uso de por vida, nuevas versiones y soporte por un año. Puede descargar una versión de prueba gratuita primero para ver si funciona para usted.

8. Onetastic para OneNote

Gratis siempre es bueno, y eso es exactamente lo que es Onetastic para OneNote. Si ya tiene la aplicación para tomar notas digitales de Microsoft, OneNote y le encanta, le encantará este complemento que le brinda aún más funciones. Onetastic te permite:

• Realizar tareas repetidas automáticamente.,
• Descargar macros adicionales según sea necesario,
• Configure vistas de calendario para sus páginas de OneNote,
• Recortar o rotar impresiones e imágenes,
• Configure estilos personalizados, tal como lo hace Word, y
• Configurar menús y tablas de contenidos..

Los videos y tutoriales están disponibles en el sitio web, junto con una sección de preguntas frecuentes.

Todos estamos buscando formas de aumentar nuestra productividad, especialmente en el trabajo, y todos usamos muchos métodos diferentes para organizarnos y estresarnos menos. Ahora, sin embargo, hay herramientas que pueden racionalizar el trabajo en sí. Esa es una gran ventaja.