8 estrategias de gestión del tiempo para personas ocupadas

Durante los 25 años que he trabajado en entornos corporativos y he entrenado a emprendedores, la gente siempre ha buscado mejorar sus habilidades de gestión del tiempo..

Como entrenador, las personas a menudo acuden a mí porque sienten que no tienen suficiente tiempo para lograr todo lo que desean cada día. Están ocupados, pero no están trabajando en las cosas que les dan una gran alegría o tienen un impacto real en su negocio y en su vida..

Estar en acción constante todo el día es la norma. Están atrapados en un ciclo interminable de ocupaciones y tiempo de llenado con las tareas..

Una de las cosas que he notado sobre el trabajo ocupado es que no hace que las personas sean más productivas o creativas. De hecho, crea más complicación y complejidad..

Tratar con los correos electrónicos, asistir a numerosas reuniones, realizar múltiples tareas y trabajar en actividades de bajo valor a menudo no es el mejor uso de su tiempo.

¿Qué pasaría si hubiera una manera diferente de pensar cómo administrar su tiempo? ¿Desea poder administrar su tiempo de manera más efectiva y terminar cada día estando satisfecho con lo que ha logrado??

Hay algunas estrategias simples de administración del tiempo que las personas ocupadas pueden usar para ser más efectivas, productivas y hacer más de las cosas más importantes..

A continuación se presentan 8 estrategias de administración del tiempo que las personas ocupadas pueden implementar en este momento para simplificar sus vidas y cambiar su forma de pensar acerca de cómo administrar su tiempo..

1. Tome una auditoría de tiempo

Si desea tomar el control de su tiempo, el primer paso es comprender cómo está gastando su tiempo en este momento..

No puedes hacer un cambio hasta que tengas claridad sobre dónde estás y qué está funcionando y qué no funciona?

Esta auditoría le brinda una visión general del valor que está creando y los resultados que está entregando, el tiempo que está invirtiendo en cada proyecto o tarea. Le ayudará a simplificar todo para que pueda comprender rápidamente si está utilizando su tiempo de manera productiva o no..

Cuando mis clientes de coaching realizan una auditoría de tiempo, generalmente lo hacen durante siete días seguidos y yo recomendaría lo mismo para usted.

Cómo realizar una auditoría de tiempo

1. Consigue una hoja de papel en blanco
2. Pon una fecha en la parte superior.
3. Dibuja tres líneas en la página.
4. Título de la primera columna 'Trabajo de alto valor'
5. Título de la segunda columna 'Buen trabajo'
6. Título de la tercera columna 'Trabajo de bajo valor”

Trabajo de alto valor Es un trabajo que te encanta hacer, en el que eres genial. Es el trabajo que entrega los mayores resultados..

Buen trabajo Es un trabajo que disfrutas. Ofrece buenos resultados, pero es un trabajo que a menudo es repetitivo y otra persona podría hacerlo igual de bien o mejor.

Trabajo de bajo valor No te excita y probablemente te frustra. No ofrece excelentes resultados, reduce sus niveles de energía y puede ser detenido o entregado a otra persona.

Para cada proyecto o tarea que realice, asigne una de las tres columnas con el nombre del trabajo y la cantidad de tiempo empleado..

Al final de los 7 días, sume la cantidad de tiempo invertido en cada columna y en cada proyecto..

Prefiero el papel, pero también puedes usar una herramienta como alternar o cosechar. Publicidad

Esto puede ser un ejercicio para abrir los ojos. Al final de la auditoría, busque formas de mejorar la forma en que gasta su tiempo. Pregúntese cómo puede dedicar más tiempo a un trabajo de alto valor que genere el mayor impacto, aporte más alegría y produzca los resultados que desea..

2. Establecer objetivos de gestión de tiempo

Sin una visión u objetivos claros, puede ser fácil desviarse, perder el enfoque y distraerse.

Al crear claridad sobre dónde se encuentra ahora y dónde quiere llegar, es mucho más fácil concentrar su tiempo en las actividades de alto valor que lo ayudarán a alcanzar sus metas..

Al establecer objetivos específicos y medibles, puede identificar claramente cómo se ve su futuro ideal y crear un plan y un camino para llegar allí..

Con esta claridad, puedes simplificar todo. Tiene claro su destino y conoce la mejor manera de administrar su tiempo, recursos y personas para llegar allí.,

Al comprender qué es lo que mejor haces y qué puede crear el mayor impacto, obtendrás una mayor claridad sobre cómo usar mejor tu tiempo y quién más puede ayudarte a alcanzar tus metas..

Dominar su tiempo es en parte sobre los cambios que puede hacer. También se trata de quién puede ayudarlo a ser aún más efectivo..

Establecer metas puede darle la fuerza de voluntad y la motivación para avanzar en la dirección correcta, ahorrándole tiempo y reduciendo la actividad y la dilación..

Establezca metas para cada período de 90 días y luego revise su desempeño al final de ese ciclo. Revise lo que funcionó y los avances que logró. A continuación, establezca sus próximos objetivos de 90 días.

Obtenga más información sobre cómo establecer objetivos para hacer las cosas en este artículo: 17 consejos inteligentes sobre cómo establecer objetivos para hacer más cosas

3. Delegar y Externalizar

Cuando completa una auditoría de tiempo, comprende exactamente dónde está gastando su tiempo y en qué actividades.

La clave para una delegación efectiva es entender sus fortalezas únicas y el mayor valor que crea, y descubrir cómo puede dedicar más y más tiempo a ese trabajo..

A veces sentimos que somos las únicas personas que pueden hacer el trabajo, por lo que nos ocupamos de tareas que no disfrutamos y nos aleja de las cosas que mejor hacemos..

Todos podemos recuperar horas haciendo un trabajo mejor y más productivo. Trabajo que realmente amamos hacer.

En lugar de pensar en cómo puede adaptar todo a su agenda, considere quiénes son las personas que pueden asumir proyectos y tareas.

Piense en dónde se podría utilizar mejor su energía creativa y habilidades únicas.

El director general de una agencia de viajes con la que trabajé regresó 15 horas a la semana simplemente al contratar a una asistente para que trabajara con ella. Ella fue capaz de pasar más de su tiempo haciendo las cosas que mejor hizo y amó hacer. Esto incluía ganar nuevos negocios, pasar tiempo con sus clientes y obtener más referencias.

Prueba este consejo: Publicidad

Cada 90 días piense en cómo puede eliminar 3 cosas de su lista de trabajo de bajo valor que actualmente lo frustra, lo molesta o lo encuentra que no ofrece valor real.

Piense en 3 cosas de su lista de Good Work que puede delegar o subcontratar.

Piensa en las 3 cosas de tu Lista de alto valor en las que deseas pasar más tiempo haciendo.

Sigue este proceso cada 90 días para liberarte aún más para dedicar más tiempo a las cosas que mejor haces y obtener los mejores resultados..

Esta guía sobre cómo delegar será útil para usted:

¿Has caído en la trampa 'Ocupado'? Aquí está tu salida

4. Empezar a priorizar

Cuando sea claro e intencional acerca de cómo desea gastar su tiempo y sus metas futuras, la clave es comenzar a priorizar su tiempo para hacer realidad esas metas..

Si no establece prioridades, puede perder el enfoque, distraerse y comenzar a postergar. Su tiempo se llenará de actividades de bajo valor y el perfeccionismo puede colarse..

Si tiene 20 cosas en su lista de tareas por día, no está priorizando. Cuando tiene una lista interminable de tareas pendientes y una bandeja de entrada abultada, su carga de trabajo se expandirá continuamente, lo que provocará una abrumación y una pérdida de claridad y concentración..

Si está súper ocupado, la clave para la administración del tiempo es el enfoque y la priorización de las actividades que lo ayudarán a alcanzar sus metas..

Una estrategia simple de administración del tiempo es establecer un máximo de cinco cosas que desea lograr cada día. Esas son tus prioridades.

Leer siguiente

Cómo delegar el trabajo de manera efectiva (la guía definitiva para líderes)

La guía de la rutina de la noche final: Duerma mejor y despierte productivo

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Si logras completarlos, puedes trabajar en otras cosas, pero los cinco que identificas tienen prioridad..

Esta intencionalidad asegurará que no se distraiga y pase a los elementos y tareas que no están en su lista de prioridades.

Echa un vistazo a este artículo sobre cómo priorizar mejor: cómo priorizar correctamente en 10 minutos y trabajar 10 veces más rápido

5. Haz lo más importante primero

Esta estrategia es una de las claves para una gestión eficaz del tiempo..

Comience su día preguntándose:

“¿Cuál es la cosa número uno que tengo que lograr hoy??”

Una vez que tenga claro eso y se comprometa a lograrlo, es probable que realmente HAGA el trabajo. Publicidad

Esta técnica evitará que el desorden, las distracciones y el caos afecten tu día..

¿La razón? Has tomado una decisión consciente al comienzo del día, cuando tu fuerza de voluntad es fuerte.

¿Ha notado que a medida que avanza el día tiene cada vez menos fuerza de voluntad y energía para concentrarse??

Entonces, haz lo más importante o lo primero..

Si ha configurado llamadas con clientes potenciales, haga esto por la mañana.

Si tienes una presentación importante para escribir, hazlo de nuevo por la mañana.

No hacer multitarea Concéntrese en un proyecto a la vez y trabaje en él hasta que esté completo.

Sea lo que sea lo más importante, si haces eso primero, nunca tendrás un día en el que no hayas hecho algo importante..

Siguiendo esta sencilla estrategia de administración del tiempo, por lo general terminará teniendo un día muy productivo..

A veces es posible que tenga que comenzar a decir no más a menudo si las cosas no son una prioridad o si no encajan con sus objetivos. ¿Cómo? Aprende a decir no de este artículo: El arte gentil de decir no

6. Crea la rutina perfecta para la mañana y la tarde.

Si está operando en su mejor momento físico y mental, va a estar mucho más concentrado y productivo..

Crear su rutina matutina perfecta puede brindarle el enfoque de claridad y energía para completar sus prioridades clave para el día.

Si puede, dedique de 60 a 90 minutos a configurar un día de "alto rendimiento" todos los días centrándose en lo que USTED desea lograr.

Tome un desayuno saludable, lea, medite, salga a caminar, lo que sea mejor para usted. A continuación, establezca y sea claro en sus prioridades para el día.

En qué es la única cosa en la que quieres concentrarte: haz eso primero hasta que se complete. Esto requiere compromiso y consistencia..

Puede ser difícil comenzar, pero al igual que ir al gimnasio, puede volverse más fácil con el tiempo, si comienza a lograr los resultados que desea..

Si desea duplicar su productividad y maximizar su tiempo, cree una rutina nocturna para apoyar su rutina matutina.

Al final de cada día, dedique 15 minutos para reflexionar sobre el día. Escribe 3 cosas que estuvieron muy bien ese día. Esto podría ser conseguir un nuevo cliente, una excelente reunión que tuvo, comentarios positivos sobre su trabajo. Cualquier cosa que te haga sentir positivo y confiado. Esta estrategia también te hace sentir agradecido por lo que has logrado. Publicidad

Luego escriba las 3-5 cosas que desea lograr al día siguiente, enumeradas en orden de prioridad. Esto asegurará que todo esté fresco en tu mente a la mañana siguiente y creará una mentalidad segura..

Para agregar una capa adicional a esta estrategia, dedique 30 minutos un domingo a configurar sus prioridades clave para la próxima semana..

7. Trabajar en bloques de tiempo

Si realmente desea obtener más control sobre su tiempo, experimentar más libertad y vencer cualquier sensación de estrés y agobio, no debe realizar varias tareas..

En su lugar, trabaje por períodos de tiempo concentrados en sus proyectos prioritarios. No alternar entre tareas o proyectos..

Trabajo en el principio 60/60/30, trabajando en porciones de 50 minutos, luego tomándome un descanso de 10 minutos durante las dos primeras porciones de tiempo antes de eso, tomándome 30 minutos para leer, caminar o meditar..

Esta estrategia puede ayudar a mantener su energía a lo largo del día y darle una sensación real de logro a medida que se completen los proyectos.

Muchas personas usan la técnica Pomodoro para controlar su tiempo, pero simplemente puede usar la función de temporizador en su teléfono.

8. Tómate tiempo para ti mismo

¿Con qué frecuencia se toma el tiempo para usted o celebra pequeños o grandes logros cada día??

Para algunos, es una insignia de logro trabajar más y trabajar más horas para hacer tantas cosas como sea posible.

Si continúa haciendo esto constantemente, podría estar en peligro de agotamiento.

Al aprovechar al máximo su tiempo, optimizar su flujo de trabajo y concentrarse en las actividades de alto valor que lo ayudarán a alcanzar sus metas, tendrá más tiempo para dedicarse a usted y a las personas que le interesan..

Debe darse permiso para sacar tiempo de su negocio, ya sea que desee dedicar este tiempo al desarrollo personal o con la familia o amigos, eso depende de usted, pero tómese ese tiempo..

Dan Sullivan, fundador de Strategic Coach, ha creado un sistema único de administración del tiempo para ayudarte a enfocar tu tiempo, energía y creatividad o para producir tus mejores resultados..^[1]

Parte de este sistema de administración del tiempo es un enfoque en tomar días libres, que es un día de 24 horas, desde la medianoche hasta la medianoche, durante el cual no hay actividades relacionadas con el trabajo..

El objetivo de este día es ayudar a las personas a rejuvenecer y aumentar la energía para garantizar que mantengan altos niveles de productividad y creatividad..

La línea de fondo

Cuando las personas ocupadas hablan de no tener suficiente tiempo, generalmente es porque no han comprendido el valor de su propio tiempo y lo han priorizado de la manera correcta..

Cómo usamos nuestro tiempo es a menudo una opción. Realmente tenemos un gran control sobre nuestro tiempo. No control completo, pero más control de lo que pensamos..

Pruebe una o más de estas estrategias de administración del tiempo. Si encuentra uno o más que funcionen para usted, continúe durante 90 días y vea la diferencia que hace tanto en su negocio como en su vida personal..

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Crédito de la foto destacada: Alvaro Reyes vía unsplash.com

Referencia

[1]

^

Coach estratégico: qué son los días libres y cómo saber cuándo los necesita.