7 maneras de asegurar una comunicación efectiva en el trabajo

  • Peter Atkinson
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A veces, encontrar barreras para la comunicación en el trabajo puede ser bastante fácil. Cuando no se atiende la falta de comunicación, puede verla en forma de conflicto en el lugar de trabajo o disminución de la productividad. Hay una tendencia a que ocurra una mala comunicación cuando hay poca transparencia. Y a veces esto puede ser involuntario..

“La excelencia está haciendo cosas ordinarias extraordinariamente bien..” - John W. Gardner

Muchas personas piensan que son comunicadores efectivos porque fueron a la escuela o tienen cierta experiencia laboral, pero en realidad aún luchan por influir en otros con su mensaje. El resultado de la comunicación ineficaz es la oportunidad perdida, el tiempo perdido y los recursos desperdiciados, todo porque no tuvieron conversaciones de alto impacto.[1]

Puede observar una serie de factores que influyen en la comunicación clara, efectiva y transparente en el trabajo: características personales, distancia física, el mensaje en sí, el contexto, la jerga utilizada y la cultura. A continuación hay 7 formas de garantizar una comunicación efectiva en el trabajo para que pueda crear un entorno de trabajo eficiente, productivo e inclusivo..

1. Conozca bien a su audiencia

Comprender a tu audiencia es esencial para una comunicación efectiva en el trabajo. Esto se aplica a las comunicaciones verbales y escritas, las presentaciones, los correos electrónicos diarios, los anuncios de toda la compañía o las actualizaciones de estado de los proyectos..

El hecho de que su mensaje se comunique o no de manera efectiva o sea bien recibido proviene de la comprensión de lo que le importa a su audiencia.

  • ¿A quién te diriges con tu comunicación??
  • ¿Cuál es la intención de tu mensaje??
  • Qué necesitan saber?
  • Qué necesitas que hagan?
  • ¿Cuál es la mejor manera de comunicar el mensaje a su audiencia??
  • ¿Cómo percibirá o interpretará su audiencia el mensaje??
  • ¿Cómo se sentirá, pensará y reaccionará su audiencia cuando reciba su mensaje??

Para responder a estas preguntas, deberá planificar, investigar y observar los comportamientos de su audiencia. Por ejemplo, su enfoque de la comunicación con su equipo o sus compañeros probablemente será diferente de cómo se comunica con su líder porque estos grupos tienen diferentes intereses..

2. Buscar entender la situación y aclarar.

Tómese el tiempo para ser pensativo e intencional. Antes de comunicarse en el trabajo, es esencial hacer una pausa, comprender la situación, aclarar y tener empatía. Estos son algunos consejos para ayudarlo a comunicarse de manera efectiva en el trabajo: Publicidad

Ser curioso. Haga preguntas abiertas que comienzan con 'qué' y 'cómo' para recopilar información. Las personas tenderán a ser más descriptivas con sus respuestas. Luego puede hacer preguntas de sondeo abiertas para obtener más contexto. Cuanto más entienda, más probable será que pueda diseñar un mensaje adecuado que resuene en su audiencia.

Aprende como un niño. Normalmente, los niños no tienen conocimiento previo sobre lo que están por aprender. Hay un sentido de humildad en su enfoque de aprendizaje. Tome el mismo enfoque cuando se ponga en el lugar de su público mientras trata de comprender su situación. Estar abierto, listo y dispuesto a ver la perspectiva de su público..

Revisa tus suposiciones. Su amplitud de experiencia puede nublar sus percepciones y juicios. Desafía las nociones preconcebidas sobre tu audiencia. Determine con quién necesita hablar o qué investigación debe realizar para verificar si sus suposiciones son ciertas. Asegúrate de crear espacio para la comprensión antes de saltar a la acción.

Ser inclusivo. Las personas quieren pertenecer, sentirse incluidas y valoradas en el lugar de trabajo. Sea cuidadoso para asegurarse de que las ideas de todos sean capturadas. Por ejemplo, si está en una reunión solicitando comentarios, asegúrese de que haya tiempo suficiente para que todos compartan su respuesta. Si se queda sin tiempo, indique en la reunión que se conectará con ellos más adelante.

3. Escucha en niveles múltiples

“La mayoría de las personas no escuchan con la intención de entender; Ellos escuchan con la intención de responder.” - Stephen R. Covey

Probablemente estés familiarizado con estos consejos básicos de escucha activa. Sin embargo, cuando nos sentimos abrumados con los plazos de las reuniones, priorizando o creando, es fácil estar en piloto automático y perder los mensajes clave que pueden ayudarlo a comunicarse de manera efectiva en el trabajo. A continuación se presentan recordatorios para seguir practicando:

Paráfrasis. Confirme que comprende el mensaje repitiéndolo o replantéelo con sus propias palabras. Si hay discrepancias entre las partes, este es el momento de aclarar.

Sonda. Haga preguntas si cree que falta información que pueda necesitar. Publicidad

Aclarar. Si no entiendes completamente algo, pregunta.

Recuerda. Intenta recordar los puntos que son importantes para tu audiencia. Esta información se puede usar en el futuro y muestra a su audiencia que le importó y escuchó activamente.

Ser un comunicador eficaz en el trabajo significa que debe estar en sintonía con sus habilidades de escucha activa. Recuerda:

  • Tener empatía.
  • Comprende las percepciones de los demás, no solo las tuyas..
  • Evalúa tus emociones y reacciones, y las de los demás..
  • Conoce tus valores y creencias, y las de los demás..
  • Observar signos de comunicación no verbal como el lenguaje corporal..

4. Revise cómo recibe comentarios

La forma en que recibe los comentarios afecta la forma en que reacciona e influye en la eficacia con la que se comunica con otras partes. Estar abierto a comentarios y críticas es más fácil decirlo que hacerlo.[2] Somos humanos Cuando te distraes con los eventos de la vida o si te sientes presionado en el trabajo, puedes ponerte a la defensiva ante los comentarios más pequeños que se te presenten..

Sheila Heen y Douglas Stone brindan enfoques para mejorar su capacidad de absorber los comentarios, tomar lo que es útil y saber cómo deshacerse de lo que no es útil para que pueda aprender y seguir adelante.[3]

Algunas de estas estrategias incluyen las siguientes:

  • Conozca, comprenda y gestione sus desencadenantes y respuestas a los comentarios..
  • Separe el mensaje de "de quién" vino.
  • Escuche el consejo más que el juicio..
  • Desglosa la retroalimentación en piezas digestibles..
  • Cuando busque comentarios de manera proactiva, sea específico y pida una cosa.
  • Toma pequeños pasos para probar lo que se te sugirió.

Tienes la capacidad de aprender de los comentarios y crecer a partir de ellos. Desglosar los comentarios en trozos pequeños puede ayudarlo a procesar mejor el mensaje y ser menos reactivo en su respuesta..

5. Proporcionar retroalimentación objetiva y observable

Esta es una de las cosas más difíciles de hacer porque no querrá ofender a los demás, querrá evitar los conflictos, no está completamente seguro de cómo hacerlo, no está preparado emocionalmente o sus suposiciones no lo permiten. Publicidad

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El modelo de situación, comportamiento, impacto (SBI)[4] puede ayudarlo a proporcionar comentarios claros y específicos:

  • Situación. Proporcionar el contexto. Pregúntese qué sucedió, dónde y cuándo..
  • Comportamiento. Describe el comportamiento. Esta es la parte más difícil porque necesita verificar sus suposiciones. Por ejemplo, diciendo “fuiste grosero” (subjetivo) versus “me interrumpiste” (comportamiento observable) cambia el tono de la retroalimentación. Siendo “grosero” puede tener múltiples interpretaciones mientras puede ver cuando alguien lo ha interrumpido.
  • Impacto. Utilizar “yo” Declaraciones para describir los resultados del comportamiento..
  • Avanzar. Mantén la conversación buscando comprensión, pidiéndoles que reflexionen. ¿Cuál fue su perspectiva? ¿Qué les estaba pasando? ¿De qué se dieron cuenta? ¿Cómo pueden crecer desde aquí??

Ejemplo 1:[5]

“Durante la reunión del equipo de ayer por la mañana, cuando dio su presentación (Situación), no estaba seguro acerca de dos de las diapositivas y sus cálculos de ventas fueron incorrectos (Comportamiento). Me sentí avergonzado porque toda la junta estaba allí. Me preocupa que esto haya afectado la reputación de nuestro equipo (Impacto)..”

Ejemplo 2:[6]

“En la reunión con el cliente el lunes por la tarde, se aseguró de que la reunión comenzara a tiempo y de que todos tuvieran folletos con anticipación (Situación). Toda su investigación fue correcta, y cada una de las preguntas del cliente fueron respondidas (Comportamiento). Estoy orgulloso de que hiciste un excelente trabajo y pusiste a la organización en una buena posición. Confío en que obtendremos la cuenta, gracias a su arduo trabajo (Impacto).”

Saber cómo proporcionar una retroalimentación clara, específica y observable es una habilidad esencial para ser un comunicador eficaz en el trabajo.

6. Seguimiento, confirmación y creación de responsabilidad.

La comunicación efectiva en el trabajo no es un evento de una sola vez. Tendrá que supervisar continuamente el progreso y proporcionar asistencia continua. No olvides reconocer el progreso de tus compañeros, equipos o líderes.!

Use las siguientes preguntas para ayudarlo a evaluar la efectividad de la comunicación continua en el trabajo: Publicidad

  • Que oportunidades ves?
  • Como puedes ajustar?
  • Qué decisiones hay que tomar?
  • ¿Qué apoyo puede proporcionar??
  • ¿Qué debe hacer para asegurarse de que se recibió el mensaje preciso??

7. Utilizar los 7C's de Comunicación.

Para cualquier medio de comunicación en el trabajo, tenga en cuenta los 7C de comunicación para afinar su mensaje:[7]

  • Claro. ¿Cuál es el propósito? Es el mensaje fácil de entender?
  • Conciso. ¿Qué puedes borrar? Es al punto?
  • Hormigón. Cuales son los hechos?
  • Correcto. ¿El mensaje está libre de errores? Es adecuado para su audiencia?
  • Coherente. ¿Hay un flujo lógico? ¿El mensaje es consistente??
  • Completar. Se proporciona información relevante y hay un llamado a la acción?
  • Cortés. Cual es el tono de tu mensaje?

Conozca más sobre las 7C aquí: Comunicación efectiva: cómo no ser malinterpretado

Resumiendo

Las formas de garantizar una comunicación efectiva en el trabajo requieren práctica y tiempo..

Mantenga estas 7 estrategias en primer plano para mejorar sus comunicaciones en el trabajo para que sus mensajes sean claros y transparentes..

  1. Conozca bien a su audiencia
  2. Busca entender la situación y aclarar.
  3. Escucha en niveles múltiples
  4. Revise cómo recibe comentarios
  5. Proporcionar retroalimentación objetiva y observable
  6. Seguimiento, confirmación y creación de responsabilidad.
  7. Utilizar las 7 C de la comunicación.

Continúa creciendo y afina tus habilidades!

¿En qué puede trabajar este mes para mejorar su comunicación en el trabajo??

Sea específico y desafíese a sí mismo estableciendo un objetivo INTELIGENTE para la comunicación en el lugar de trabajo: específico, medible, alcanzable, relevante, de duración determinada.!

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Crédito de la foto destacada: Brooke Cagle a través de unsplash.com

Referencia

[1] ^ Entrenamiento: Mantener conversaciones de alto impacto
[2] ^ Universidad de la isla de Victoria: conflicto de trabajo crítica de manejo
[3] ^ Harvard Business Review: encontrar el coaching en la crítica
[4] ^ Centro para el liderazgo creativo: utilice el modelo de retroalimentación del SBI para comprender la intención
[5] ^ Mindtools: La situación - Comportamiento - Herramienta de retroalimentación de impacto
[6] ^ Mindtools: La situación - Comportamiento - Herramienta de retroalimentación de impacto
[7] ^ MindTools: Los 7C de la comunicación



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