Las 7 distracciones más comunes en el trabajo (y cómo abordarlas)

Cuando se siente a leer este artículo, supongo que ha experimentado distracciones en el trabajo al menos una vez hoy, probablemente más de una vez..

Es probable que te interrumpan antes de que realmente termines de leer este artículo.

La simple verdad es que todos enfrentamos distracciones en el trabajo todos los días, y normalmente cada hora, algo o alguien puede hacer que te distraigas..

Con tantas reuniones a las que asistir, conversaciones o presentaciones por parte de compañeros de trabajo, llamadas, correos electrónicos, notificaciones sociales y muchas otras interrupciones, a menudo puede parecer un verdadero desafío mantener la productividad y hacer las cosas importantes..

Las distracciones disminuyen nuestra productividad y energía..

Afectan nuestra capacidad para concentrarnos y mantenernos en proyectos o tareas el tiempo suficiente para llevarlos a cabo.

Si piensa en su semana laboral, estoy seguro de que puede hacer una lista de 5 a 10 cosas o personas que han creado distracciones en el trabajo.

Pero cuántas de esas distracciones son autoinfligidas y cuántas son el resultado de su entorno de trabajo?

Tabla de contenido

1. ¿Por qué debería deshacerse de las distracciones en el trabajo?
2. Lo que nos mantiene distraídos en el trabajo (y cómo abordarlos)
3. Línea de fondo
4. Más recursos sobre productividad en el trabajo

¿Por qué debería deshacerse de las distracciones en el trabajo?

Casi 3 de cada 4 trabajadores (70%) admiten que se sienten distraídos en el trabajo, y el 16% de las personas declaran que casi siempre están distraídos.^[1]

El impacto de las distracciones en el lugar de trabajo, según el informe, incluía:

• 54% dijo que “No están funcionando tan bien como deberían”
• 50% dijo que “Son significativamente menos productivos”
• 20% dijo que son “No logran alcanzar pleno potencial y avanzar en su carrera.”

La misma encuesta de Udemy citó los principales beneficios de reducir la distracción en el lugar de trabajo de los entrevistados:

• 75% declaró “Hago más cosas y soy más productivo.”
• El 57% declaró “Estoy motivado a hacer mi mejor esfuerzo.”
• 51% declaró “Tengo más confianza en mi capacidad para hacer bien mi trabajo”
• 49% declaró “Soy mas feliz en el trabajo”
• 44% declaró “Entrego trabajo de mayor calidad”

Las principales distracciones identificadas por Udemy for Business en su encuesta incluyeron compañeros de trabajo habladores (citado por el 80% de los trabajadores encuestados) y ruido de la oficina (70%).

El 60% de los encuestados culpó a las reuniones por la baja productividad, mientras que el 58% dijo que, aunque no necesitan las redes sociales para hacer su trabajo, no pudieron superar el día laborable sin consultar plataformas como Facebook, Twitter y Instagram.

Lo que nos mantiene distraídos en el trabajo (y cómo abordarlos)

Una encuesta realizada en 2016 a 2,000 gerentes de contratación y recursos humanos de los EE. UU. Realizada por CareerBuilder mostró que los principales culpables de la distracción eran los teléfonos inteligentes (55%), internet (41%), chismes (37%), redes sociales (37%), compañeros de trabajo (27%), pausas para fumar o meriendas (27%), correo electrónico (26%), reuniones (24%) y compañeros de trabajo ruidosos (20%).^[2]

Casi tres cuartos de los empleadores encuestados por CareerBuilder dijeron que se perdieron dos o más horas al día en productividad debido a las distracciones en el lugar de trabajo, con casi la mitad (43%) estimando que perdieron tres o más horas al día.

Una encuesta realizada a 2.000 personas por el servicio de gestión financiera Think Money en el Reino Unido informó que un tercio de los empleados se distrae en el trabajo hasta tres horas al día..^[3]

Entonces, imagine que si ha tenido menos distracciones en el trabajo y pudo aumentar su enfoque y obtener más de su mejor trabajo realizado.

Con estas encuestas sobre distracciones en el lugar de trabajo en mente, he identificado las 7 distracciones principales a las que probablemente te enfrentas en este momento y algunas estrategias viables para ayudarte a superarlas y aumentar tu productividad y creatividad:

1. Compañeros de trabajo habladores

Construir relaciones con su equipo y sus colegas en el trabajo es esencial.

Las conversaciones diarias son importantes para crear una cultura y una atmósfera amigables y colaborativas dentro de la oficina, pero es fácil quedar atrapado en conversaciones y chismes interminables. Publicidad

Si su puerta está siempre abierta, es muy fácil que alguien aspire la cabeza a la oficina para hacer preguntas, lo que lo aleja de su trabajo productivo..

Cómo mantenerse enfocado y disminuir la distracción

Si tiene problemas con los miembros de su equipo que hablan de forma persistente o distraídos, intente tener una conversación discreta con ellos sobre el impacto que está teniendo en su día..

Alternativamente, cierre la puerta de su oficina si tiene una. Otro método para usar si necesita concentrarse y concentrarse es ponerse unos auriculares (si su oficina lo permite).

2. Ruido de la oficina

La investigación realizada por Kim y de Dear en la Universidad de Sydney reveló que el 30 por ciento de los trabajadores en cubículos y alrededor del 25 por ciento en oficinas sin particiones estaban descontentos con los niveles de ruido en el trabajo.^[4]

La investigación de Ipsos y el Equipo de Futuros de Workspace de Steelcase muestra que el 85% de las personas no están satisfechas con su entorno de trabajo y no pueden concentrarse. De los encuestados, el 95% dijo que trabajar en privado era importante para ellos, pero solo el 41% dijo que podía hacerlo, y el 31% tuvo que abandonar la oficina para completar el trabajo..^[5]

Se encuestó a más de 10,000 trabajadores en 14 países, y los hallazgos clave también mostraron que:

• Los trabajadores de oficina están perdiendo 86 minutos al día debido a las distracciones.
• Muchos empleados están desmotivados, no son productivos y están demasiado estresados.
• Tienen poca capacidad para pensar y trabajar de forma creativa y constructiva.

Si trabaja en una oficina grande o pequeña, estoy seguro de que ha experimentado que las oficinas pueden ser realmente ruidosas, ya sean conversaciones, llamadas telefónicas, música u otros ruidos..

Cómo mantenerse enfocado y disminuir la distracción

Si tiene una oficina, lo más simple que puede hacer es cerrar la puerta para que pueda tener algo de privacidad y tiempo concentrado y tranquilo..

Cuando tienes compañeros de trabajo que sabes que están haciendo mucho ruido, ¿puedes acercarte a ellos y tener una conversación tranquila sobre cómo sus acciones están afectando tu capacidad de concentración? ¿Tienes que trabajar desde tu escritorio??

Si tiene un proyecto específico en el que necesita trabajar donde necesita tiempo tranquilo e ininterrumpido, explore el trabajo desde un espacio tranquilo dentro de su edificio.

Las alternativas incluyen trabajar desde casa (si es posible) o desde otro lugar, como un parque o cafetería..

Siempre habrá ruido en una oficina y la mayoría de las veces será soportable, pero ocasionalmente necesita cambiar su entorno para realizar su trabajo más importante.

3. Consumo de correo electrónico

Según Tim Ferriss, necesitamos t:

“Limitar el consumo y la producción de correo electrónico. Esta es la mayor interrupción del mundo moderno..”

Todos sabemos cómo el correo electrónico puede distraer..

En un día típico, ¿cuántos correos electrónicos recibe y envía??

¿Le suena familiar??

Está trabajando en un proyecto importante y recibe una notificación de que ha recibido un mensaje de correo electrónico..

Ahora tienes dos opciones.

Puede detener lo que está haciendo y dejar de concentrarse y leer el correo electrónico, o puede continuar con la tarea y ver el correo electrónico más adelante. Publicidad

Muchas personas pasan todo el día de esta manera. Están totalmente comprometidos en trabajar en algo importante y luego aparece una notificación por correo electrónico..

Deja de hacer lo que está haciendo, cambia a su bandeja de entrada y lee el correo electrónico, muchas veces un correo electrónico que es completamente irrelevante y no contribuye a sus prioridades actuales..

Estos correos electrónicos pueden crear una sensación constante de ajetreo y a menudo resultarán en proyectos sin terminar al final del día.

Esto, a su vez, puede crear la sensación de que realmente no hemos tenido un día productivo..

Cómo mantenerse enfocado y disminuir la distracción

Bloqueo de tiempo

Reserve una cantidad específica de tiempo ininterrumpido para trabajar en un proyecto o tarea. Comprometerse a no mirar los correos electrónicos (o responder a las llamadas telefónicas) durante este período de tiempo.

Basándome en los consejos de Tim, resolví revisar el correo electrónico solo dos veces al día. Ya está teniendo un enorme impacto. Esto es lo que sugiero:

Trabajar en modo offline

Configure su computadora o computadora portátil en modo sin conexión y deje que los mensajes de correo electrónico se acumulen en su bandeja de entrada hasta que esté listo para responderlos.

En lugar de ver y responder los correos electrónicos uno por uno, permita que se acumulen y luego dedique un tiempo específico para procesar y responder a los correos electrónicos.

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10 Software de productividad más inteligente para mejorar el rendimiento de su trabajo

Cómo detener la multitarea y volverse mucho más productivo

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La respuesta por correo electrónico por lotes tomará menos tiempo que responderlas una por una, y le permite concentrarse en el proyecto en cuestión sin distraerse.

Revisar el correo electrónico a ciertas horas cada día.

Este método ha sido introducido por varios de mis clientes de coaching empresarial y les ha ayudado a liberar tiempo y estar más concentrados..

Sus circunstancias de trabajo serán diferentes, por lo que es importante encontrar un proceso que funcione para usted y otros miembros de su equipo.

Un método es tener dos horas específicas al día para revisar sus correos electrónicos, otra tal vez tres veces al día: por la mañana, a la hora del almuerzo y una hora antes de partir para asegurarse de que todos estén al día..

Si decide implementar esta técnica, sería prudente crear un mensaje de fuera de la oficina..

No revise el correo electrónico primero

Esta técnica puede ser difícil de implementar dependiendo de sus circunstancias, pero si puede, será mucho más productivo. Este es el por qué.

En lugar de revisar el correo electrónico lo primero, en lugar de gastar este precioso tiempo cuando esté más enérgico y concentrado trabajando en sus una o dos de las principales prioridades del día..

4. Uso de teléfonos inteligentes (y otros dispositivos)

Mirar continuamente su teléfono interrumpe el flujo de trabajo y el enfoque. Publicidad

Según una investigación reciente de Deloitte, la persona promedio verifica su teléfono inteligente 47 veces al día.^[6]

Si usa el promedio de 47 veces al día y está trabajando un día laboral de 8 horas, eso significa que puede estar revisando su teléfono casi 6 veces cada hora..

Eso es suficiente para distraer a nadie..

Todos sabemos que los teléfonos inteligentes y otros dispositivos con frecuencia nos interrumpen, y distraemos nuestra atención del proyecto o tarea en la que estamos trabajando.

Es fácil tomarse un descanso con frecuencia de nuestras tareas importantes para revisar nuestros teléfonos, relojes y otros dispositivos..

Cómo mantenerse enfocado y disminuir la distracción

Mueve tu teléfono a otra parte

Es muy tentador revisar nuestros teléfonos, incluso si estamos trabajando en un proyecto importante.

¿La solución? Coloque el teléfono en un cajón o muévalo fuera del brazo para que no tenga la tentación de echar un vistazo rápido.

Desactivar las notificaciones

Desactive todas las notificaciones que no requieran atención inmediata, especialmente las notificaciones de redes sociales. Esto incluye el correo electrónico si tiene esa configuración en su teléfono también.

Si algunas notificaciones realmente importan, guárdelas en silencio y ocúltelas de su pantalla de bloqueo.

5. Redes sociales

¿Cuánto tiempo pasas en las redes sociales en el trabajo? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... La lista de aplicaciones y sitios web que se unen para reclamar gran parte de nuestra atención es casi infinita.

Existe una corriente constante de información disponible, de nuestros amigos y colegas, de medios de noticias, de nuestras compañías. Es probable que algunos de tus colegas estén revisando sus redes sociales ahora mismo mientras lees este artículo..

En una charla TED por Cal Newport, autor de Trabajo profundo, Dijo que ir a las redes sociales es como ir al casino..

Estás anticipando obtener gustos y sales de eso. Vuelves a pensar, “Obtendré la recompensa la próxima vez. Obtendré la recompensa la próxima vez. Obtendré la recompensa la próxima vez.” Y usted solo se sienta a esperar que llegue una notificación para que pueda regresar.

Cómo mantenerse enfocado y disminuir la distracción

Al igual que el uso de su teléfono inteligente y el correo electrónico, intente establecer marcos de tiempo o parámetros específicos cuando verifique las redes sociales.

Asegúrese de que todas las notificaciones estén desactivadas cuando tenga que dedicar tiempo productivo y enfocado a una tarea o proyecto específico.

Lea este artículo para obtener más información: 9 pasos para desconectarse de las redes sociales y conectarse con la vida nuevamente

6. Reuniones

Durante una semana ocupada, lo último que quiere un líder o gerente es una o dos horas perdidas en una reunión improductiva.

Si le preguntara cuál sería la manera más eficiente de ser ineficiente, estoy seguro de que muchos de ustedes dirían “malas reuniones.” Publicidad

Las reuniones de hoy consumen más horas de trabajo que nunca. La mayoría de los empleados asisten a 62 reuniones al mes, pero la mitad de ellas se considera una pérdida de tiempo.

En total, se gastan 31 horas en reuniones improductivas durante un mes promedio, con el 91 por ciento de los empleados culpables de soñar despierto, mientras que el 39 por ciento ha admitido quedarse dormido.^[7]

Cómo mantenerse enfocado y disminuir las distracciones

Para que las reuniones sean productivas y valgan la pena, es esencial que cada reunión tenga una agenda y un líder claros.

He escrito más sobre cómo tener una reunión productiva en el artículo: Cómo dirigir reuniones de equipo de la manera más productiva

7. Multitarea

Todos tenemos que realizar varias tareas de vez en cuando, pero cuanto menos lo hacemos, mejor..

La multitarea reduce la productividad y la creatividad. En un artículo para Harvard Business Review, Peter Bregman señala que nuestra productividad disminuye en un 40% cuando intentamos centrarnos en varias cosas a la vez..^[8].

De acuerdo con Gloria Mark, se necesita un promedio de aproximadamente 25 minutos (23 minutos y 15 segundos para ser exactos) para volver a la tarea original después de una interrupción..^[9]

La multitarea nos ralentiza y reduce el enfoque, la energía y la productividad. Nuestros cerebros simplemente no pueden manejar efectivamente el trabajo en tareas simultáneamente..

Cómo mantenerse enfocado y disminuir la distracción

Trabajar en bloques de tiempo. Minimiza la cantidad de distracción que se pone en nuestras vidas cada vez más conectadas. No solo nos protege de las distracciones de los demás, sino también de las distracciones autoinfligidas..

El bloqueo de tiempo es apartar una cantidad intencional de tiempo para proyectos o tareas específicos y hacer un esfuerzo intencional para no permitir que las distracciones o las interjecciones de otros rompan ese enfoque..

Una vez que se haya terminado ese bloque de tiempo, tome un descanso planificado, luego comience el siguiente bloque de tiempo enfocado. Cada bloque de tiempo enfocado está dedicado a una tarea / proyecto o conjunto de tareas similares.

Utilizo el método 60-60-30 para bloquear el tiempo:

Trabaja durante 50 minutos y toma un descanso de 10 minutos. Trabaje por otros 50 minutos y tome otro descanso de 10 minutos. Luego, tómese 30 minutos para recargarse, lo que podría significar almorzar, salir a caminar, etc..

Usa la técnica Pomodoro para ayudarte a trabajar en bloques de tiempo.

Línea de fondo

Las distracciones en el trabajo nunca desaparecerán. Para utilizar nuestro tiempo de manera efectiva y aumentar la productividad y la creatividad, es esencial que entendamos lo que nos distrae y creamos los sistemas para detenerlo..

Estoy seguro de que puede identificarse con al menos una de las distracciones resaltadas en este artículo.

Con suerte, algunos de los equipos lo ayudarán a vencer las distracciones en el trabajo y lo harán más efectivo y productivo..

Más recursos sobre productividad en el trabajo

• Cómo detener la multitarea y volverse mucho más productivo
• Cómo ser productivo en el trabajo: 9 reglas básicas
• 10 Software de productividad más inteligente para mejorar el rendimiento de su trabajo
• Los 30 mejores libros de productividad que debes leer para aumentar tu productividad

Crédito de la foto destacada: Priscilla Du Preez a través de unsplash.com

Referencia

[1]	^	Udemy: Informe de distracción del lugar de trabajo 2018
[2]	^	CareerBuilder: Smartphones Sapping Productividad en el trabajo
[3]	^	ThinkMoney: Encuesta de productividad en el trabajo
[4]	^	Revista de psicología ambiental: satisfacción laboral
[5]	^	Ipsos / Workspace Futures Team: La crisis de privacidad
[6]	^	Deloitte: adivina con qué frecuencia usas tu teléfono todos los días
[7]	^	Atlassian: pierdes mucho tiempo en el trabajo
[8]	^	Harvard Business Review: cómo (y por qué) detener la multitarea
[9]	^	Universidad de California, Irvine: El costo del trabajo interrumpido