7 mitos de correo electrónico que plagan el lugar de trabajo

Los mitos sobre cómo hacer el mejor correo electrónico abundan. Algunos se expresan explícitamente y se meten en la cabeza, y algunos son las expectativas tácitas del mundo corporativo moderno. Para tener éxito al enfrentar el gran problema de correo electrónico y hacer de los problemas del correo una cosa de su pasado, debe reconocer estos mitos por lo que son e implementar un sistema que funcione..

Los sistemas necesitan una buena base para funcionar, y cuando un sistema efectivo de administración de correo electrónico falla, generalmente es porque el usuario no pudo separar estos mitos de su enfoque..

1. Una buena organización es la mejor manera de estar al tanto del correo electrónico.. Publicidad

No es. Convertir los correos electrónicos en acciones y archivar todo lo demás es la mejor manera de estar al tanto del correo electrónico. Organizar cada mensaje en una carpeta diferente puede ser útil por otras razones, como buscar un rastro de papel para su abogado cuando lo demandan, pero no es útil para “mantenerse en la cima de” correo electrónico. No existe una correlación entre la carpeta en la que se encuentra su mensaje (a menos que estemos hablando de la bandeja de entrada) y su nivel de eficiencia de correo electrónico.

2. Necesitas responder a cada mensaje..

Algunos mensajes simplemente no necesitan una respuesta. Solo debe responder si tiene algo valioso para agregar a la comunicación. Claro, es posible que sienta la punzada de la culpa a medida que se acostumbra a este concepto y deja de responder a cada mensaje que recibe, pero si desea reclamar su tiempo, es un ajuste que debe hacer..

Si hay personas con las que se comunica con regularidad que esperan una respuesta, incluso cuando no tiene nada que agregar, debe educarlos en lugar de sucumbir a sus demandas. El mayor problema con la productividad del correo electrónico es que las personas simplemente no ofrecen una pequeña resistencia a quienes no saben cómo usar el correo electrónico de manera efectiva. Publicidad

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3. Debe responder a cada mensaje ... tan pronto como lo reciba.

Peor que el mito número dos es el mito de que debes responder a cada mensaje en el momento en que lo recibas. Nada se logra con esto. Siempre hay excepciones a cada regla, si trabaja en una sala de redacción, esperar una hora para obtener información es como esperar una semana, pero probablemente no se apliquen a usted. No encuentre excusas para responder a cada mensaje cada minuto del día; solo di no.

Responder a cada mensaje que recibas es un sumidero de tiempo. Responder a cada mensaje tan pronto como lo reciba es irresponsable: irónicamente, muchas personas hacen esto para crear la ilusión de productividad y responsabilidad..

4. Los correos electrónicos deben ser sobre (insertar número) palabras. Publicidad

La longitud adecuada para un correo electrónico depende de qué se trata el correo electrónico, de cuánto sabe el destinatario sobre el tema y de cuánto necesita saber sobre el tema para poder actuar sobre él. Si no necesita ser más de una oración, nunca la conviertas en más de una oración. Si el correo electrónico está incompleto en tres o cuatro párrafos, siga escribiendo hasta que se complete, pero haga que cada palabra cuente y edite como loca antes de enviar..

Parte de mantener una buena productividad de correo electrónico es mantener una buena etiqueta de correo electrónico; podrías llamarlo el “karma de correo electrónico” regla.

5. El correo electrónico es una bestia que no puede ser domesticada..

Claro que puede ser. La tecnología nunca es el problema; Las personas que lo usan son. La pregunta es: ¿eres la persona problemática o son las personas que te envían un correo electrónico? De cualquier manera, hay soluciones que puede implementar, ya sea que impliquen cambiar la forma de pensar y utilizar el correo electrónico o poner obstáculos entre usted y sus contactos.. Respondedores automáticos es uno de esos obstáculos que educará a quienes le envían correos electrónicos inútiles. Publicidad

6. No hay manera de salir de esa lista de correo molesto!

Por supuesto que hay; Es solo una cuestión de hasta dónde estás dispuesto a llevar el asunto. El spam es ilegal, recuérdelo, y si es realmente una lista de correo y no solo spam de Rusia, hay una manera de eliminar su nombre (incluso si tiene que asustar a los bejeezus con los abogados). Solo puede tomar algo de tiempo y energía. Si le llevará más de dos minutos, simplemente debe configurar un filtro para que nunca vea los mensajes de esa dirección. Si está buscando más tiempo en su día, ¿por qué tomar la ruta difícil??

7. La priorización es una buena herramienta de productividad de correo electrónico.

La priorización es una buena herramienta de gestión de tareas. Si tiene ganas de adjuntar una prioridad a un correo electrónico que ha recibido, es una buena señal de que necesita convertir ese mensaje en una acción. Por otro lado, el envío de un correo electrónico marcado como de alta prioridad mediante las funciones de priorización de su cliente de correo electrónico tiene un nivel de utilidad igualmente dudoso. No solo existe una buena posibilidad de que el nivel de prioridad no se muestre en el cliente de correo electrónico del destinatario, es una cuestión de buena etiqueta de correo electrónico dejar la prioridad de un correo electrónico determinado al destinatario y permitir que se adapte al contexto de su dia.

El correo electrónico nunca fue diseñado para ayudarlo a comunicarse durante una emergencia. Si hay una emergencia que realmente requiere atención inmediata, contesta el teléfono o Skype.