30 días con asana

  • Ronald Chapman
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(Nota del editor: Esta es una publicación destacada en nuestra serie en curso “30 días con ... ”, que describe el uso de una herramienta de productividad, servicio o producto que hemos utilizado durante los últimos 30 días. Queremos ofrecer a nuestros lectores una visión detallada de las herramientas y productos que les interesan, ofrecerles nuestros pensamientos y ofrecerles formas de usar estos productos de forma más rápida y mejor. Disfrutar.)

Cuando trabajaba de forma independiente, realmente no necesitaba un administrador de tareas que pudiera manejar la comunicación y la colaboración a través de las millas. Sin embargo, desde que comencé a involucrarme en muchas más actividades de equipo, tanto que tiendo a pasar más tiempo en un entorno de equipo que no, descubrí que mi administrador de tareas que estaba usando (OmniFocus) estaba dejando algo de Tareas necesarias sobre la mesa. Además, muchas de las personas con las que trabajo no están en un dispositivo Mac o iOS, lo que hace que el uso de OmniFocus sea un punto discutible.

Probé otras soluciones de administración de tareas, como Flow y hasta me metí un poco en Wunderkit. Pero nada capturó todo lo que necesitaba en una solución mejor que Asana, la creación del ex cofundador de Facebook Dustin Moskovitz y el ex empleado de Facebook, Justin Rosenstein.

Había mucho que explorar en mis 30 días con Asana. Y aunque me sumergí bastante profundo, no quiero abrumarte con todos los puntos más delicados. En su lugar, obtendrás muchos de los aspectos destacados que descubrí durante mi uso de Asana durante los últimos 30 días, y estoy dejando algo de espacio para más exploración a medida que se desarrolla el producto..

Empecemos…

Espacios de trabajo

Asana te permite crear espacios de trabajo, que en realidad son más que proyectos. De hecho, puedes poner proyectos dentro de Workspaces. La mejor manera de describir Workspaces es que son realmente “áreas de enfoque” que necesita mantener las pestañas puestas y tener varias capas para poder administrar tareas y proyectos dentro de ellas. He creado varios espacios de trabajo:

  • Personales: Contiene proyectos y tareas personales.
  • Profesional: contiene proyectos individuales y tareas relacionadas con el trabajo.
  • Familia: contiene proyectos y tareas familiares.
  • Múltiple “Basado en equipo” Áreas de trabajo: cada una de las cuales contiene proyectos y tareas asociadas con el equipo con el que estoy trabajando en esa área de trabajo

En ese último punto, Lifehack tiene su propio espacio de trabajo, mis podcasts con los que tengo co-anfitriones tienen sus propios espacios de trabajo, y así sucesivamente. Básicamente, cualquier área profesional de enfoque que requiera compartir (como un todo) obtiene su propio espacio de trabajo. Cometí el error de colocarlos en Profesional al principio, pero como resultado tuve que hacer que todos mis proyectos y tareas profesionales fueran privados para mí. Entonces, si va a utilizar Asana como un equipo y una solución de administración de tareas individuales, mantenga su Workspace solo y agregue Workspaces para los diferentes clientes / asociaciones en los que necesita colaborar y agregue los involucrados a esos Workspaces. Publicidad

También tengo a la familia separada para poder compartir eso con mi esposa y ella no tiene que ver todas mis otras cosas que no le afectan directamente. Claro, puedo compartir tareas y proyectos individuales con ella en ese Área de trabajo, pero tener un Family uno básicamente hace que ella y yo sea un compañero de equipo en un área de enfoque..

Durante mis primeras semanas con Asana, no pude mover Workspaces en la barra lateral; se quedaron en el orden en que fueron creados. Sin embargo, justo antes de terminar mi tiempo inicial con Asana, hicieron que el reordenamiento de WorkSpaces (entre otras cosas) ocurriera. Así es como Asana se desarrolla activamente..

Cada persona que agregue a un área de trabajo recibirá una invitación por correo electrónico, y podrá ver si la ha aceptado marcando la pestaña Miembros en la configuración de su área de trabajo. Si bien alguien puede ser miembro de más de una área de trabajo, las tareas y los proyectos de cada uno son independientes, por lo que solo pueden verlos dentro de ese espacio de trabajo y no a través de Asana en su totalidad. Descubrí que, a pesar de no haber recibido una tonelada de correo electrónico, un correo electrónico de actualización regular de Asana on Workspaces lo ayuda si no está acostumbrado a trabajar en múltiples áreas de enfoque. Puede activar o desactivar las notificaciones de correo electrónico en la Configuración de su cuenta de Asana en la pestaña Notificaciones de correo electrónico.

Propina: Lo mejor de las notificaciones por correo electrónico de Asana es que puede enviarlas al correo electrónico que desee para las áreas de trabajo que elija. Todas mis notificaciones de Lifehack provienen y van a mi cuenta de correo electrónico de Lifehack, lo que facilita mucho más el manejo de esa área de enfoque..

Proyectos

Los proyectos son esencialmente la columna vertebral de Asana, a diferencia de las tareas en otros sistemas destacados. Puede ver los proyectos de varias maneras diferentes: por prioridad, por cesionario o por etiquetas asociadas. El filtrado que Asana tiene incorporado permite una gran personalización para que pueda ver lo que quiere y cómo lo desea.

Una vez que descubras cómo funcionan los Workspaces, es más fácil comprender los proyectos de asignación de fechas en ellos. Puede crear proyectos públicos y privados dentro de un espacio de trabajo determinado, el primero de los cuales pueden ser vistos por todos los miembros de ese espacio de trabajo. También puede crear un proyecto mediante la duplicación de uno existente, lo que es ideal para repetir proyectos (como la gestión de un podcast o un calendario semanal de publicación de blogs, por ejemplo). Simplemente haga clic en la flecha desplegable en la parte superior del proyecto que desea copiar y seleccione “Proyecto duplicado.” Luego, obtendrá una lista de los elementos que desea duplicar, así como la oportunidad de cambiar el nombre del proyecto recién creado. Publicidad

Propina: Cree plantillas de proyecto utilizando el método de duplicación anterior; son extremadamente útiles de tener y puedes mantener muchos de los atributos del proyecto original para que puedas trabajar de manera más eficiente con aquellos proyectos que realizan ciclos regularmente. Ah, y no puede agregar fechas de vencimiento a los proyectos, así que deje que las tareas dentro de los proyectos lo hagan por usted. Solo archiva el proyecto cuando todas las tareas estén hechas.

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Tareas

Las tareas son el componente básico de cualquier sistema de productividad, y con Asana esto no es diferente. Las tareas son básicamente “hacer dos” y puede adjuntar una gran variedad de cosas para que estén más cargados de información. Las notas y los comentarios son aspectos fantásticos de Asana, ya que los comentarios permiten que los compañeros de equipo se comuniquen entre sí en una tarea fuera del correo electrónico, y las notas le permiten colocar hipervínculos y mucho más al lado de una tarea para que pueda proporcionar todo lo que cualquier persona pueda tener. Necesidad de una tarea dentro de Asana.

Puede ver las tareas por proyecto, etiqueta o persona, usando las pestañas en el panel de la izquierda. Puede asegurarse de ver solo las tareas asignadas a usted abriendo “Sus tareas,” que también encontrarás en el panel de la izquierda. Mientras esté en su propia lista de tareas, haga clic en el punto a la izquierda del nombre de una tarea (o use los iconos en los detalles de la tarea, ubicados en el panel de la derecha) para organizar sus tareas por “intención” - como en, cuando vas a trabajar en ellos. Cuando hayas completado una tarea, haz clic en “Archivo” desplegable en la parte superior de un proyecto para ocultarlo de la vista.

Algo que debe tener en cuenta al crear tareas es que las que agregue dentro de Sus tareas (o dentro de un proyecto privado) son privadas de manera predeterminada. Pero tan pronto como agregue etiquetas públicas o agregue la tarea a un proyecto público, la tarea se hará pública, y todos los miembros del Área de trabajo podrán verla. Agrego un “X” a las etiquetas que son para uso privado (como “xwriting” vs “escritura”) de modo que no comparto accidentalmente algo que está destinado a permanecer en secreto. Asegúrate de poner el “X” en la parte frontal de la etiqueta para que no se complete automáticamente una etiqueta pública por error.

Para agregar una fecha de vencimiento a una tarea, simplemente haga clic en el campo de detalles de la tarea (o use “Tab + D” en su teclado). Puede configurar la tarea para que se repita con regularidad, o configurarla en un intervalo bastante bueno conocido como “periódicamente”. Básicamente, le permite asignar un número determinado de días después de que se marque como completado para que se repita una vez más. Si necesita controlar a los demás, simplemente verifique el estado de una tarea en el flujo de trabajo de un cesionario mirando el icono a la derecha de su nombre en los detalles de la tarea.

Propina: Cuando haces una lista de tareas (para mí, es con Simplenote en mi iPhone, aunque puedes usar cualquier editor de texto que se sincronice con tu computadora) y arrástrala a Asana, crea una tarea separada para cada elemento. Y si tiene un espacio entre cada lista, al usar puntos con viñetas, por ejemplo, con un encabezado, hace que el punto sin viñetas sea un Título de prioridad. Si bien esto no funciona en la aplicación de iPhone, le permite hacer listas simples con un editor de texto y luego llevarlas a Asana para procesarlas cuando esté listo..

Etiquetas

Miro las etiquetas como si fueran contextos en el sentido de GTD. Esto es lo que Asana dice acerca de las etiquetas: Publicidad

“Las etiquetas proporcionan un nivel adicional de categorización a las tareas: identifican características importantes que las tareas comparten en común.”

Uso ubicaciones (o actividades, como “Escritura”) como etiquetas. Pero a diferencia de los contextos en aplicaciones GTD como OmniFocus, puedo asignar múltiples etiquetas a una tarea al mirarlas de esta manera. Esta es una gran característica, especialmente cuando considera que puede cambiar una etiqueta a un proyecto si alguna vez siente la necesidad de hacerlo. No he hecho esto todavía, pero si termino usando “gorjeo” como una etiqueta para varias tareas hasta el punto en que ha ido más allá de su utilidad como tal, puedo cambiarlo en un proyecto y luego atacarlo desde ese punto de vista. Eso me permite duplicarlo una y otra vez, si necesito pasar mucho tiempo en Twitter (o se convierte en un aspecto más grande de mi espacio de trabajo que lo que indicaría una etiqueta).

Propina: Esto viene directamente de Asana: Para las tareas que son necesarias para completar más de un proyecto, puede indicarlo haciendo clic en “más” botón a la derecha de Proyectos en los detalles de la tarea, o escribiendo “Tab + P,” y escribiendo el nombre del proyecto relevante.

La bandeja de entrada

Aquí es cómo Asana define su Bandeja de entrada, que es algo diferente de lo que la mayoría de la gente pensaría tradicionalmente:

La Bandeja de entrada (de Asana) muestra todas las tareas que le han sido asignadas por alguien más o desde otro contexto. Puede aceptar tareas de la sección Nuevas tareas haciendo clic en el icono de la bandeja de entrada y seleccionando una opción.

Lo mejor que puede hacer con estos es seguir las prácticas GTD simples de Hacer, Delegar, Aplazar o Eliminar. Por lo general, reviso cada bandeja de entrada del área de trabajo todas las mañanas y adjunto tareas a varios proyectos (si el cesionario aún no lo ha hecho). Luego les adjunto las fechas de vencimiento, etiquetas, etc. Eso me saca de la bandeja de entrada y da un paso más en mis áreas de trabajo, que es exactamente donde necesito estar.

Lo bueno de Asana es que la Bandeja de entrada solo está ahí para realizar tareas, no es un lugar viable para guardarlas. De hecho, mantenerlos allí en Asana es mucho más transparente que si lo hicieras en una bandeja de entrada de correo electrónico regular. Dado que los miembros del equipo actualizan las notas y los comentarios una vez que una tarea deja la Bandeja de entrada, es ideal para aquellos que simplemente no pueden envolver la cabeza para sacar las cosas del correo electrónico y ponerlas en un administrador de tareas. Asana elimina las bandejas de entrada malas introduciendo mejores. Es por eso que funciona tan bien para los que no son GTD, y por lo que es contrario a la intuición para que algunos se muevan a él después de estar en algo como OmniFocus, por ejemplo, que trata las bandejas de entrada de manera completamente diferente.

Una conexión aparentemente perfecta

Siempre y cuando la gente “comprar en” Asana, tus flujos de trabajo mejorarán dramáticamente. He tenido un compañero de equipo que se ha involucrado y está jugando conmigo, y como resultado estamos adelantados al juego. He tenido otros que simplemente no pueden hacerlo, olvídate de seguir una tarea o envíame un correo electrónico en lugar de actualizar a través de Asana, lo que crea redundancia. Pero como lo estoy usando religiosamente, puedo mantenerme en el camino y poco a poco estoy convirtiendo lo que antes era convertible. Publicidad

Aquellos que no se pueden convertir incluyen aquellos que usan otras soluciones de administración de tareas de equipo, aquellos que usan administradores de tareas individuales ... y aquellos que no usan ninguno. Esto se debe a que cualquier cambio que realice en las pestañas Proyectos, Etiquetas y Personas se enviará a todos los demás en el Área de trabajo. Ese tipo de conexión es difícil de mantener consistente por correo electrónico.

Esa es solo una de las cosas que hace que la barrera de entrada de Asana sea extremadamente baja (al menos según los estándares de soluciones de productividad), y que solo puede ser un buen augurio para la empresa..

La lista de deseos de Asana

Si ya ha estado usando Asana, sabe que está activo (y constantemente activo a eso) desarrollo. Sin embargo, hay algunas cosas de las que tenía curiosidad cuando se trata de características que pueden o no llegar a Asana. Entonces le pedí a Kenny Van Zant de Asana que se dirigiera a ellos:

Yo: ¿Puedes convertir tareas en proyectos??
Kenny: Hemos estado iterando en el diseño de subtareas / jerarquía durante mucho tiempo. Hay muchos matices interesantes, y no creemos que ninguno de los servicios existentes lo haga del todo bien. En este punto, hemos pasado por varios diseños y prototipos en busca del equilibrio perfecto entre potencia y facilidad de uso / dificultad de colgar, y estamos muy entusiasmados con la solución a la que nos enfrentamos. re convergiendo.

Yo: Exportación de datos para el acceso sin conexión - pensamientos sobre eso?
Kenny: Tenemos la intención de admitir ese tipo de exportación, más allá de las capacidades existentes de impresión y selección múltiple y copia. Pero lo más emocionante es que planeamos admitir el acceso sin conexión y, en última instancia, incluso la edición, directamente en el navegador a través del soporte sin conexión de HTML5. Nuestra pila de tecnología nos hace muy adecuados para proporcionar esto, ya que casi toda la funcionalidad de Asana se ejecuta dentro del navegador. (Incluso hoy, si se desconecta de Internet mientras usa Asana, puede continuar haciendo cambios, dejar comentarios, etc., y sus cambios se guardarán cada vez que se vuelva a conectar).

Yo: Teniendo en cuenta la reciente ola de publicaciones sobre la importancia de las fechas de inicio frente a las fechas de vencimiento (principalmente con OmniFocus), ¿tiene Asana algún plan de implementación en ese frente??
Kenny: Nuestro plan alrededor del calendario / cronograma es una de las partes más emocionantes de nuestra visión del producto. No quiero revelar demasiado todavía, pero les daremos a los individuos y equipos un entendimiento compartido del tiempo y una confianza en su capacidad para pronosticar el futuro de sus proyectos a un nivel que antes era imposible sin un proyecto detallado y costoso. proceso de gestión - mucho más allá de las fechas de vencimiento vs. fechas de inicio.

Yo: Hora del día ... ¿por qué no está ahí??
Kenny: En realidad, no vemos demasiadas solicitudes para los plazos de entrega, pero estamos de acuerdo en que es una función que falta, y se tratará mediante el trabajo de calendario / cronograma mencionado anteriormente..

Yo: ¿Qué es el camino para Asana en términos de iPad, iPhone, Android ... ?
Kenny: La aplicación móvil actual es principalmente un complemento de Asana en su escritorio, por lo que puede acceder a sus tareas donde quiera que vaya. Pero esa fue solo la versión 1: vamos a construir una experiencia en iOS y Android que es tan sensible y funcional como la aplicación de escritorio actual. Estamos muy comprometidos a proporcionar una gran experiencia en dispositivos móviles y tabletas..

En conclusión

Realmente estoy cavando Asana. Tiene la ubicuidad, la cohesión y la adaptabilidad que he estado buscando en una solución de administración de tareas. Se escala hacia arriba o hacia abajo, lo que permite la administración de tareas individuales y por equipos, y es muy rápido tanto en la sincronización como en la conectividad (toma una página de Google Wave y le permite ver cuándo alguien más está escribiendo). Y permite a aquellos que desean administrar tareas por correo electrónico hacer eso sin obstaculizar el progreso para aquellos que no lo hacen debido a la integración implementada..

Mientras que mis 30 días con Asana han terminado, mis días con Asana están comenzando. Te recomiendo que le eches un vistazo a Asana. Es un verdadero cambio de juego.




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