3 consejos para organizar tus carpetas de Dropbox

  • John Boone
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Según Statista, Dropbox tiene más de 500 millones de usuarios y, según Fortune.com, Dropbox sigue avanzando en la carrera de almacenamiento en la nube en línea, con casi el doble de usuarios de Google Drive y cinco veces más que OneDrive de Microsoft. Dropbox, al igual que otras opciones de almacenamiento en la nube en línea, nos brinda la posibilidad de compartir archivos, colaborar en archivos y almacenar archivos en un solo lugar..

Parece que lo hacen un poco mejor que sus competidores. Solo un poco mejor según una fuente, pero mejor nunca menos. Si eres fanático de Dropbox, sabrás a qué me refiero. No siempre se puede decir por qué es mejor, solo hace que las tareas diarias sean un poco más fáciles de hacer. Y esa puede ser la diferencia entre elegir una pieza de tecnología sobre otra.

Entonces, usuarios y fanáticos de Dropbox, aquí hay 3 consejos para hacer que Dropbox sea aún más fácil de usar para usted y su equipo. Publicidad

¿Cómo organiza la mayoría de las personas sus carpetas de Dropbox??

La respuesta corta es que realmente no lo piensan mucho cuando comienzan a usar Dropbox. Bar unos pocos que están organizados y tienen todo ordenado. Para aquellos, tal vez dejar de leer aquí ?! Para otros, Dropbox puede parecerse a su disco duro y sus carpetas de Outlook. Abundante y tan mal organizado como el cajón desordenado de su cocina o la presentación de su casa (una pila en el aparador).

La diferencia con Dropbox es que muchas personas lo utilizan para colaborar con otros y, por lo tanto, no está bien estar desorganizado. Cuando es nuestra desorganización, solo para nosotros, está bien, pero cuando necesitas trabajar con otros, no lo es. ¿Alguna vez has visto a alguien con un escritorio cubierto de papel? Te dirán con orgullo que saben dónde está todo. Trabajar con otros significa que tenemos que ser más organizados, de lo contrario se produce el caos.

¿Cómo podría organizar sus carpetas de Dropbox para trabajar mejor con otros??

Aquí hay 3 consejos que te ayudarán, y el número 2 te ayudará más. Publicidad

1. Tenga 7 carpetas para sus carpetas de primera línea para que todos puedan tomar la primera decisión con respecto a dónde se debe ubicar el archivo..

Comenzar estrecho Tener un número máximo de carpetas de primer nivel. Siete es ideal. Lee lo que dicen los psiquiatras para saber por qué. Tal vez 'Clientes', 'Financiero', 'Proveedores', 'Equipo', 'Desarrollo personal', 'Proyectos' y 'Reuniones'. Muy rápidamente, el equipo se acostumbrará a tomar la decisión de presentación de primer nivel rápida y fácilmente. Juts eligiendo entre 7 carpetas, no 35 carpetas.

2. Numere sus carpetas de Dropbox para que todos puedan comunicarse con un idioma común de dónde están las carpetas.

Agregue números a sus carpetas de Dropbox porque mientras Dropbox sí habilita el uso compartido de enlaces, con un número es mucho más fácil para un colega saber dónde se encuentra un archivo en la estructura para poder refinarlo más fácilmente la próxima vez. Le sugiero que actualice sus carpetas de Dropbox a medida que avanza, en lugar de hacer todas las carpetas a la vez porque eso es una Administración del Tiempo. Publicidad

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Una vez que esto se haya completado, otros colegas comenzarán a hacer lo mismo una vez que lo vean comenzar, y cuando desee dirigir a un colega a una carpeta en el teléfono o por correo electrónico, simplemente diga '2.5.22.4', que significa seguir la 2ª carpeta, luego la 5ª carpeta, luego la 22ª carpeta y finalmente la 4ª carpeta.

3. Agregue sus iniciales y la fecha a cada archivo cada vez que lo actualice para que todos puedan ver fácilmente quién realizó la última actualización y cuándo..

Al agregar los datos iniciales y la fecha, usted sabe quién actualizó el archivo por última vez y cuándo. Dropbox muestra la fecha en que se modificó por última vez el archivo, pero no quién lo hizo, y solo puede ver esto cuando hace clic en cada archivo. Al tener sus iniciales y la fecha en el nombre del archivo, puede escanear una larga lista de archivos fácilmente para ver quién y cuándo se actualizó el último archivo. Publicidad

Crédito de la foto destacada: Por Sugar Pond (Mess) [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], a través de Wikimedia Commons a través de commons.wikimedia.org




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