3 secretos para mover la administración de tareas personales al nivel empresarial

Tienes que gestionar tus tareas hasta una ciencia. Su tintorería siempre se retira a tiempo, a su lista de "cosas por hacer" en casa no le queda nada, e incluso ha superado todas las tareas que su supervisor le ha entregado. Eres una estrella de rock lista de tareas. Publicidad

Pero entonces algo cambia: quizás hayas comenzado tu propio negocio. Tal vez has sido topado con la gestión. De repente, debe administrar las tareas por más que solo usted mismo: tiene empleados o contratistas a los que debe encargarse de realizar, así como la necesidad de completar sus propios proyectos. ¿Cómo lleva sus habilidades personales de gestión de tareas al siguiente nivel? ¿Cómo manejas las tareas cuando eres responsable de los logros de otros trabajadores??

Haciendo el cambio

He estado luchando para adaptar mi enfoque para administrar tareas al hecho de que estoy a cargo de algo más que mi propio trabajo en estos días. De alguna manera, una variedad de listas de tareas en RememberTheMilk simplemente dejó de ser suficiente cuando necesitaba recordar manejar la facturación, verificar con los escritores y aún manejar mis propios proyectos. Tuve que aumentar mis habilidades de gestión de tareas y hacer algunos cambios. Publicidad

Cuando estaba encontrando un nuevo equilibrio para administrar los plazos y las tareas, aprendí algunas cosas. En particular, aprendí que no me gustaban la mayoría de las opciones de administración de proyectos que existen, muchas de ellas eran en realidad soluciones más duras de las que necesitaba, pero muchas de las opciones básicas de administración de tareas tampoco satisfacían mis necesidades. Así como tuve que encontrar un sistema que funcionara para mí cuando comencé a tener mi lista de tareas bajo control, tuve que encontrar un equilibrio en el manejo de proyectos que involucraron a varias personas. En el camino, aprendí algunas cosas..

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Secreto # 1: La tecnología es un punto de estrangulamiento

Creo que casi todos los que conozco confían en la tecnología de alguna manera para ayudarlos a gestionar sus listas de tareas pendientes. Hay algunos reductos de papel y lápiz, sin duda, pero ese tipo de enfoque coloca ciertas limitaciones en la administración de tareas. Mucha gente se ha movido al menos al usar un archivo de texto para administrar sus tareas, si no se ha movido al menos a una aplicación básica. La tecnología disponible puede ser extraordinariamente útil no solo para organizar tareas, sino también para ayudarnos a completarlas. Sin embargo, también es el punto de estrangulación para asumir grandes proyectos y responsabilidades. Publicidad

El gran problema es que nos comprometemos con una determinada aplicación o enfoque para administrar nuestras tareas. Si bien hay algunas excepciones que se mueven entre RememberTheMilk, Toodledo y lo que encuentren como mariposas en la lista de tareas, el enfoque general es encontrar un sistema que funcione para usted. Tendemos a mantener los sistemas hasta que algo nos obliga a seguir adelante. Eso no es realmente malo: ¿por qué meterse con algo que está funcionando? El problema es que no siempre reconocemos exactamente lo que no funciona. Estamos inclinados a aferrarnos a nuestra configuración o aplicación actual el mayor tiempo posible..

La solución es relativamente simple: tenemos que estar dispuestos a cambiar nuestra tecnología según sea necesario. No estoy recomendando que todos nos unamos a las mariposas mencionadas anteriormente, pero es importante reconocer que a medida que aumentamos la escala, generalmente tenemos que cambiar de herramientas. Eche un vistazo a sus opciones y vea cuáles satisfacen sus nuevas necesidades: tal vez la capacidad de compartir tareas es crucial, o tal vez necesite algún tipo de visualización. Y cuando encuentre la herramienta que tiene sentido en el siguiente paso, salte lo más rápido posible. Publicidad

Secreto # 2: otras personas ahora están involucradas

Si ha seguido la ruta empresarial y lo está haciendo bien, podría estar contratando empleados o contratando un asistente virtual. Incluso si solo está administrando personal para la compañía de otra persona, tendrá que pensar en otras personas cuando se trata de administrar tareas y proyectos. Como jefe, usted tiene la opción de imponer cualquier sistema de productividad que desee, pero al hacerlo podría no querer convencer a las personas con las que tiene que trabajar..

Vale la pena comprobar con esas personas para ver cómo les gusta manejar las tareas. Utilice las bandejas de entrada, las listas de tareas y otros sistemas que ya tienen instalados, siempre que sea posible. A menudo hay una razón por la que utilizan un sistema en particular: en este momento, estoy trabajando con un escritor que simplemente no tiene las habilidades en línea para trabajar con algo como Basecamp. Le envío un correo electrónico a cada tarea o proyecto en el que necesito que trabaje, porque esa es la única bandeja de entrada que realmente verificará. Tal situación no siempre es ideal, pero funciona y eso es lo importante.

Secreto # 3: tiene que funcionar

Cuando me di cuenta de que necesitaba una aplicación que pudiera ayudarme a rastrear proyectos más grandes, miré varias opciones. Me inscribí en un montón de cuentas de prueba y jugué un montón de aplicaciones. Había uno o dos a los que seguía volviendo, no porque funcionaran particularmente bien con la forma en que operaba, sino porque sabía que un par de amigos confiaban en ellos y encontraban las opciones perfectas. Incluso empecé a usar una de estas aplicaciones, y todo se vino abajo..

Las recomendaciones no son suficientes. En cambio, una aplicación realmente tiene que trabajar con sus métodos personales de hacer las cosas. Si no lo hace, no pague dinero por ello y no pierda tiempo en ello. Pruebe las aplicaciones tanto como sea necesario, pero elimínelas si no están funcionando para usted.