11 Hacks para gestionar correos electrónicos de manera eficiente

Una vez, un compañero de trabajo y yo tuvimos una discusión sobre las formas de administrar el correo electrónico de manera más efectiva. Ella dijo “Tengo esta cosa Salta en mi pantalla por lo que no puedo ignorarlo cada vez que entra un correo electrónico. De esa manera, me aseguro de no perder nada..”

Esta no fue mi idea de la gestión eficaz del tiempo..

El correo electrónico es importante. Es un vehículo para la comunicación entre usted y sus clientes y sus empleados. Tiene un problema cuando llega a un punto en el que el correo electrónico lo gestiona en lugar de que usted administre el correo electrónico, lo que parecía ser el caso con esta pequeña bola que rebotaba el miembro del equipo..

Recibo más de 300 correos electrónicos al día. Fácilmente podría estar respondiendo correos electrónicos todo el día, pero entonces nada más se haría. Administrar estos correos electrónicos de manera efectiva es crucial para mi enfoque y de manera productiva durante el día. Publicidad

Estos son algunos consejos sobre cómo administrar esa bandeja de entrada de correo electrónico demasiado activa para que usted también pueda concentrarse en lo que es más importante en su negocio..

1. Organízate

Configure carpetas para todos los correos electrónicos que necesita conservar para tener una forma efectiva de archivar y almacenar correos electrónicos en lugar de dejarlos en su bandeja de entrada.

2. Desactivar notificaciones

Las notificaciones son constantes interrupciones para tu día..

Leer un correo electrónico lleva más de unos pocos segundos. Por lo tanto, debe cambiar completamente su enfoque hacia ese correo electrónico y alejarse del proyecto en el que está trabajando. Un correo electrónico requiere que lo lea, tome una decisión, tome medidas o guarde el correo electrónico para más tarde, y luego vuelva a concentrarse en lo que estaba haciendo antes de recibir el correo electrónico. Publicidad

Cada vez que interrumpe su enfoque, le resulta más difícil completar la tarea en cuestión de una manera eficiente y efectiva.

3. Tener un plan de emergencia

Mis clientes saben que si necesitan una respuesta urgente, pueden contactarme por mensaje de texto o llamarme. El correo electrónico es respondido dentro de las 24-48 horas. No todos los correos electrónicos son urgentes, pero muchas veces tratamos cada correo electrónico como si fuera lo que le quita energía a sus prioridades.

4. Cancelar la suscripción

Borre su bandeja de entrada eliminando y anulando la suscripción a boletines y listas de correo electrónico que en realidad no lee. Deje de acumular boletines y correos electrónicos que nunca leerá más tarde, porque si no tiene tiempo de leerlos ahora, es probable que no los vaya a leer cuando estén listos. “antiguo”. Date permiso para decir “Tuve muy buenas intenciones cuando las guardé, pero nunca tendré tiempo para leerlas y es hora de que vayan.”

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5. Eliminar en masa

Controlar todo - borrar es una cosa hermosa. Hago esto de vez en cuando para cualquier correo electrónico que no haya leído o archivado durante los últimos seis meses, lo que generalmente significa que tengo la oportunidad. actualmente leerlo es delgado a ninguno. Publicidad

6. Usa tu dispositivo móvil

Aprenda cómo responder usando su teléfono inteligente y si tiene un iPhone, use la función VIP para escanear fácilmente los mensajes de contactos clave, clientes y empleados. De esta manera podrás ordenar rápidamente el volumen y encontrar lo que es importante.

7. Actuar una vez

Tan pronto como lea y responda a un correo electrónico, debe eliminarlo o archivarlo. Esto dejará su bandeja de entrada con nada más que un número manejable de nuevos correos electrónicos o aquellos que aún necesitan su atención.

Tengo una carpeta en mi bandeja de entrada específicamente para los elementos sobre los que debo actuar o responder. Esto me permite ir rápidamente a un archivo y responder a las solicitudes pendientes actuales.

8. Horario de programación para el correo electrónico

No revise su correo electrónico cada 5 minutos. Programe un par de veces al día para analizar, responder y administrar el correo electrónico. Date un límite de tiempo y te sorprenderás de cuánto puedes hacer. Publicidad

9. Auto-respondedores

Utilizar “Fuera de la oficina” respondedores cuando estás de vacaciones o fuera por un día. Esto le permite a aquellos que le envían correos electrónicos saber que no los están ignorando y que serán una prioridad para usted cuando regrese..

10. Tiempo y lugar

Sea consciente de la interrupción que el correo electrónico puede crear para las relaciones importantes en su vida. Revisar su correo electrónico por la noche está bien, siempre y cuando no interfiera con su vida fuera del trabajo.

Todos hemos tenido a alguien que revisa el correo electrónico en su dispositivo móvil cuando hablamos con ellos y sentimos la picadura. No entregues esta picadura a otros.

11. contratar ayuda

Si no puede administrar el correo electrónico usted mismo, puede contratar a alguien para que lo ayude. Encuentra a alguien que pueda administrar tu bandeja de entrada y responde al correo electrónico por ti..

Para ganar la guerra en la bandeja de entrada del correo electrónico más bombardeado, haga un plan con los 11 consejos anteriores y vea cómo su productividad en lo que es realmente importante aumenta drásticamente.

Crédito de la foto destacada: White Workspace con MacBook / Viktor Hanecek a través de picjumbo.com