10 pequeñas cosas que puedes hacer para ahorrar tiempo en la oficina

  • Piers Henderson
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¿Está buscando ahorrar tiempo en la oficina sin tener que hacer una revisión completa de su agenda o calendario??

Aquí hay 10 cosas que puede hacer para ahorrar minutos de su rutina de trabajo habitual:

Crear una plantilla de documento.

Consulte la programación y los correos electrónicos del último mes para obtener sugerencias sobre los documentos que utiliza con mayor frecuencia y luego cree un conjunto de plantillas para estos elementos. Las ideas iniciales incluyen: consultas y confirmaciones por correo electrónico, propuestas, formularios de contacto, contratos, agendas, presentaciones, agendas e informes financieros. Publicidad

Configura carpetas y filtros en tu correo electrónico.

Automatice el proceso de clasificación de correo electrónico configurando diferentes carpetas y filtros en su programa de correo electrónico. Puede hacer que sus correos electrónicos sean filtrados por personas (clientes, supervisores, compañeros de trabajo y proveedores), proyectos de trabajo (tareas administrativas, trabajo interno, trabajo de clientes e investigación) o suscripciones de correo electrónico, y luego se envíen a la carpeta correcta..

Preparar mini agendas para reuniones informales..

Aproveche al máximo sus reuniones informales con supervisores o colegas con una mini agenda. Esto no tiene que ser un documento formal, simplemente enumere los diferentes elementos, tareas, preguntas y preocupaciones que desea discutir antes de su reunión. No solo tendrá una guía práctica para sus reuniones, sino que también tendrá un registro de los proyectos, tareas y elementos discutidos..

Renunciar a las pestañas de carpetas.

¿Cansado de perder el tiempo jugando con todas esas pequeñas pestañas de plástico que vienen con carpetas colgantes? Abandona esas pequeñas pestañas y simplemente rotula las carpetas de manila. Facilite la identificación de archivos de un vistazo mediante el uso de carpetas de diferentes colores y / o archivos colgantes. Por ejemplo, puede usar carpetas verdes para documentos financieros, carpetas rojas para proyectos actuales, etc. Publicidad

Ahórrese unos pocos clics.

¿Está aprovechando al máximo sus dispositivos de trabajo? Tómese un momento para configurar la función de marcación rápida en su trabajo o teléfono celular para los números marcados con frecuencia y configurar marcadores en su navegador de Internet o use un servicio de marcadores para los sitios visitados regularmente. Del mismo modo, si usa regularmente una aplicación o programa de computadora, aprenda algunos atajos de teclado para ayudarlo a ahorrar tiempo mientras trabaja.

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Hacer un proceso o lista de verificación de tareas.

Agilice los procesos o tareas de rutina mediante la creación de una lista de verificación de los elementos que debe hacer. Esto puede ser particularmente útil para los elementos que realiza cada dos meses aproximadamente, como la ejecución de informes, la copia de seguridad de archivos o la actualización de elementos en un sitio web o servidor. Cree notas e instrucciones detalladas sobre las diferentes tareas que necesita completar para su proyecto.

Mantenga los artículos de limpieza al alcance.

Deje de perder el tiempo escalando todos los suministros de oficina en la habitación trasera solo para conseguir un paño para el polvo. Separe un espacio en un cajón, gabinete o estante de escritorio cercano y llénelo con artículos de limpieza de oficina. Mezcle y combine cualquiera de los siguientes y, por supuesto, siéntase libre de agregar sus suministros según sea necesario: trapo para el polvo, plumero, rodillo de pelusa, toallitas y limpiadoras para la pantalla del ordenador, toallitas desinfectantes y / o gel, un rollo de toallas de papel y limpiador de ventanas . Publicidad

Pre-programar pedidos de almuerzo en línea.

¿Ordena regularmente el almuerzo en el trabajo? Algunos restaurantes y cafés tienen sistemas de pedidos en línea que le permiten hacer y programar pedidos de comida desde un par de días hasta unas pocas semanas de anticipación. Revise sus lugares de almuerzo favoritos para ver si ofrecen este servicio y ahórrese la molestia de hacer pedidos diarios.

Establecer un temporizador.

Mantenga las reuniones de trabajo encaminadas estableciendo y siguiendo un temporizador. Sabrá exactamente cuánto tiempo ha pasado trabajando y cuánto tiempo ha dejado disponible para usted en cada una de sus reuniones. También puede considerar establecer un temporizador para diferentes tareas mientras trabaja para realizar un mejor seguimiento de su propio tiempo..

Guarde los materiales de emergencia en un cajón..

Esté preparado para emergencias en cualquier momento. Limpie el espacio en el cajón de un escritorio cercano y reúna un pequeño kit de materiales de emergencia que incluyen, entre otros, una linterna, una barra de luz, un botiquín de primeros auxilios, medicamentos de respaldo, paraguas, radio pequeña, baterías de repuesto, barras de energía o barras de granola , y botellas de agua. Publicidad

¿Qué pequeña acción intentará ahorrarse un par de minutos en el trabajo? Deja un comentario abajo.




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