10 malos hábitos de correo electrónico que debes dejar de hacer ahora

Una cosa es segura: todos trabajamos con el correo electrónico. Incluso los usamos para comunicar y organizar nuestras vidas personales. Pero si realmente lo piensas, ¿para qué son realmente los correos electrónicos? Colaborando? ¿Planificación? ¿Gerente? ¿Discusiones de grupo? De hecho, ninguno de los anteriores..

Los correos electrónicos fueron diseñados para conversaciones uno a uno (o conversaciones de grupos pequeños como máximo). No deben utilizarse para sincronizar un equipo o planificar un evento, porque el uso excesivo de correos electrónicos simplemente conduce a la pérdida de productividad y una pérdida de tiempo..

Aquí hay 10 malos hábitos de correo electrónico que debes dejar de hacer ahora. Publicidad

1. CC'ing personas innecesarias para «FYI»

Hacer que las personas las actualicen sobre información casi siempre genera confusión. La persona a la que CC'ed se pregunta si necesita actuar. ¿Deberían responder? ¿Deben enviar su información? Un correo electrónico de CC contiene información que la mayoría de la gente no podrá procesar de todos modos..

2. Usando el botón «Responder a todos»

Cuando reciba un correo electrónico con varias personas enviadas por CC, ¡no envíe automáticamente su respuesta a todos! Simplemente terminarás contaminando la bandeja de entrada de todos los demás. Intente solo responder a la persona interesada; No necesariamente tiene que convertirse en una discusión grupal..

3. Escoger la línea de asunto incorrecta

El tema debe ser bien elegido. No solo escribas «Hola de ...»; en su lugar, intente dar tantos detalles como pueda en el formato más corto posible. Por ejemplo: «Reunión 02/15 Documentos». Al recibir el correo electrónico, su interlocutor debe comprender de qué trata su correo electrónico con solo leer su asunto. No les hagas adivinar lo que hay dentro; Sea explícito y conciso. Publicidad

4. Usando letras mayúsculas

El uso de letras CAPITALIZADAS no hará que su correo electrónico sea más urgente que otros y, por cierto, usted no debe ser el que decida qué es urgente en la bandeja de entrada de otra persona. En un correo electrónico, las letras mayúsculas se interpretan como GRITOS agresivos e intrusivos, y no crean una conversación constructiva.

5. No priorizar respuestas.

No todos los correos electrónicos necesitan ser contestados de inmediato. Así que debes clasificarlos y priorizarlos en consecuencia. El problema es que tu bandeja de entrada es la peor herramienta para usar. De hecho, su mejor apuesta podría ser una aplicación externa. El correo electrónico perfecto es un correo electrónico que se puede eliminar; se supone que no debe contener información. Por lo tanto, debe priorizar sus respuestas en su lista de tareas pendientes y transferir la información que contiene un correo electrónico a otro lugar..

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6. Usar palabras innecesarias.

Al igual que su línea de asunto del correo electrónico, su cuerpo de correo electrónico debe ser muy explícito y conciso. Vaya directo al grano y evite la mayor cantidad de blah-blah innecesarios que sea posible. La mayoría de las personas no leen todo en sus correos electrónicos, por lo que si facilita el trabajo proporcionando información breve y útil, a prueba de balas de su contenido y diciendo qué acciones se deben tomar, le está ahorrando a todo el mundo un montón de tiempo (y está haciendo gente feliz). Publicidad

7. Usar el correo electrónico para todo.

Ya sea que necesite decir algo a alguien, enviar información y documentos, compartir una idea y recopilar comentarios, planificar un evento o sincronizar a su equipo, no use correos electrónicos en todo momento. Trate de pensar en el mensaje que desea entregar y use la herramienta adecuada para cada mensaje específico. Los correos electrónicos no siempre son el medio adecuado para comunicar lo que necesita.

8. Gestionar un proyecto de equipo con correo electrónico.

Administrar un proyecto de equipo con correo electrónico a menudo conduce a frustración, malentendidos, confusión y, al final, un mal resultado. Cuando está organizando un proyecto de equipo, necesita delegar tareas, compartir información y hacer un seguimiento del trabajo de todos. Pero los correos electrónicos son solo una forma de comunicarse, no de planear. Cambie sus hábitos y encuentre una mejor manera de administrar su trabajo en equipo sin correo electrónico!

9. Clasificando tu email

Deja de perder tu tiempo clasificando tus correos electrónicos. Una cosa buena de las bandejas de entrada de correo electrónico es que hay una barra de búsqueda. Esta característica le permite encontrar cualquier información en cualquier momento. La clasificación de sus correos electrónicos solo llevará mucho tiempo para mejoras de productividad muy deficientes. Publicidad

10. Seguir con el correo electrónico porque ...

¿Es la única forma de organizar su trabajo y la única herramienta de comunicación que conoce? Tal vez es hora de cambiar la forma en que trabaja con su equipo y con sus clientes, y no mencionar la forma en que planifica su día..